Hướng dẫn lập kế hoạch khai trương chi tiết [Mẫu thực tế 2025]
Kế hoạch khai trương đóng vai trò quyết định trong việc giúp cửa hàng, quán cafe hay công ty mới mở tạo ấn tượng tốt và thu hút khách ngay từ đầu. Dù quy mô lớn hay nhỏ, sự chuẩn bị kỹ lưỡng luôn là nền tảng cho phát triển bền vững. Bài viết sau của VietPower sẽ giúp bạn hiểu rõ cách lập kế hoạch khai trương chi tiết, đúng chuẩn.
Kế hoạch khai trương – bước khởi đầu cho thành công
Lễ khai trương không chỉ là hoạt động mở bán đầu tiên mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp thu hút sự chú ý của thị trường, định vị hình ảnh thương hiệu cũng như tạo đà tăng trưởng doanh thu ngay từ ngày đầu. Do đó, việc lên kế hoạch khai trương chi tiết là rất cần thiết và quan trọng.
- Vai trò của kế hoạch khai trương
Xây dựng kế hoạch khai trương không chỉ giúp mọi công việc diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, thu hút khách hàng ngay từ những bước đầu tiên. Một số vai trò của kế hoạch khai trương gồm có:
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp: Khách hàng sẽ đánh giá cao một sự kiện được tổ chức bài bản, với hình ảnh trang trí chuyên nghiệp, cách đón tiếp chỉn chu cho tới thông điệp được truyền tải.
- Tăng độ nhận diện để thu hút khách hàng tiềm năng: Khai trương là dịp để tạo hiệu ứng truyền thông, phát tờ rơi, chạy quảng cáo và tiếp cận số lượng lớn khách hàng mới.
- Tạo ấn tượng đầu tiên để giữ chân khách lâu dài: Một buổi khai trương thành công sẽ để lại cảm xúc tích cực, thúc đẩy hành vi quay lại và lan tỏa thương hiệu qua lời giới thiệu trong buổi lễ.
- Giúp sự kiện vận hành trơn tru và tránh sự cố: Một kế hoạch khai trương tốt sẽ bao quát từ timeline, nhân sự, chi phí đến các tình huống phát sinh và đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo như kịch bản.

- Đối tượng cần lập kế hoạch khai trương
Không chỉ chủ shop hay quán ăn, ngày nay nhiều lĩnh vực như spa, trường mầm non, phòng khám, trung tâm tiếng Anh hay văn phòng mới cũng cần lên kế hoạch khai trương để đảm bảo sự kiện được phổ biến rộng rãi và tổ chức chuyên nghiệp, cụ thể:
- Chủ cửa hàng – hộ kinh doanh cá thể: Dù nhỏ hay lớn, việc lập kế hoạch khai trương sẽ giúp bạn tối ưu chi phí, thu hút khách mới và tránh lãng phí nguồn lực.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Khai trương văn phòng mới, showroom hay cơ sở chi nhánh đều cần xây dựng kế hoạch cụ thể để làm công tác truyền thông hiệu quả.
- Công ty dịch vụ, spa, thẩm mỹ viện: Các ngành dịch vụ phụ thuộc nhiều vào trải nghiệm, nên buổi khai trương cần được đầu tư bài bản từ khâu setup đến nội dung.
- Các đơn vị phân phối, đại lý, thương hiệu nhượng quyền: Một sự kiện khai trương chỉn chu sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và đồng bộ trong hệ thống thương hiệu.
Các bước lập kế hoạch khai trương chuyên nghiệp
Lập kế hoạch khai trương chuyên nghiệp là yếu tố quyết định thành công của bất kỳ sự kiện khai trương nào. Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp thương hiệu ghi dấu ấn ban đầu mà còn thu hút khách hàng tiềm năng, tạo nền tảng cho doanh thu bùng nổ ngay từ ngày đầu mở bán.
Xác định mục tiêu tổ chức khai trương
Trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động nào, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu tổ chức khai trương. Việc này giúp định hướng toàn bộ kế hoạch tổ chức, từ khâu chuẩn bị đến truyền thông và triển khai chương trình.
- Giới thiệu thương hiệu mới ra thị trường
Nếu bạn đang mở cửa hàng, quán hoặc thương hiệu lần đầu xuất hiện thì hãy tận dụng buổi khai trương để công bố chính thức.
- Chuẩn bị bài giới thiệu thương hiệu: Bài giới thiệu nên dài khoảng 100-150 chữ, tập trung nhấn mạnh tên thương hiệu, lĩnh vực hoạt động, điểm khác biệt và giá trị mang lại cho khách hàng để khách mời dễ nhớ và tạo ấn tượng tốt ngay từ phút đầu tiên.
- Trang trí không gian mang đậm dấu ấn nhận diện: Trang trí không gian khai trương cần đồng bộ theo bộ nhận diện thương hiệu, bao gồm logo thiết kế rõ nét, màu sắc chủ đạo nhất quán, slogan nổi bật trên backdrop, standee, băng rôn và các ấn phẩm trang trí.
- Chuẩn bị truyền thông: Bạn cần chuẩn bị truyền thông trước sự kiện (đăng bài, quảng cáo, mời khách), trong sự kiện (livestream, check-in, minigame) và sau sự kiện (đăng ảnh recap, cảm ơn, duy trì ưu đãi) để tăng độ phủ và giữ chân khách hàng.

- Thu hút khách hàng tiềm năng
Đây là mục tiêu quan trọng để tạo sự chú ý, tăng lượt khách đến trải nghiệm.
- Thiết kế các hoạt động hấp dẫn: Thiết kế các hoạt động hấp dẫn như tặng quà cho 50 khách đầu tiên, giảm giá 20–50%, bốc thăm trúng thưởng sản phẩm chính và tổ chức mini game tương tác tại chỗ hoặc trên mạng xã hội.
- Mời người nổi tiếng: Mời người nổi tiếng, KOLs hoặc bạn bè, đối tác tham dự để tạo hiệu ứng lan tỏa tốt hơn. Tùy từng sự kiện mà bạn có thể mời KOLs phù hợp, ví dụ: mời beauty blogger nếu khai trương spa, food reviewer nếu mở quán ăn, hoặc hot mom nếu là cửa hàng mẹ & bé.
- Quảng bá sự kiện: Quảng bá mạnh mẽ trên các kênh online (Facebook, Instagram, TikTok, Zalo, website, email, group cộng đồng) và kênh offline (băng rôn, standee, tờ rơi, loa phát thanh, thư mời, bạn bè người quen) trước ngày khai trương.
- Tạo doanh thu ngay trong ngày đầu tiên
Nếu muốn khởi đầu có lợi nhuận, bạn cần xây dựng các chương trình bán hàng thu hút ngay trong sự kiện.
- Thiết kế combo ưu đãi hoặc sản phẩm dùng thử hấp dẫn: Ví dụ, hãy gộp các sản phẩm/dịch vụ bán chạy thành combo giảm giá 10-30% hoặc tạo các gói dùng thử với mức giá ưu đãi để khách trải nghiệm lần đầu.
- Áp dụng “giờ vàng” hoặc ưu đãi giới hạn thời gian: Bạn nên tổ chức khung giờ giảm giá đặc biệt (ví dụ: 9h-11h giảm 30%, mua 1 tặng 1…) và sử dụng loa, nhân viên nhắc khách hàng về thời gian ưu đãi.
- Đào tạo nhân viên tư vấn và chốt đơn hiệu quả: Hãy hướng dẫn nhân viên giới thiệu sản phẩm ngắn gọn, dễ hiểu và biết xử lý các câu hỏi cơ bản từ khách cũng như khuyến khích nhân viên chủ động mời khách dùng thử, trải nghiệm sản phẩm.
- Ghi nhận phản hồi thực tế để cải thiện dịch vụ: Chuẩn bị sổ góp ý, mã QR khảo sát nhanh hoặc hỏi trực tiếp cảm nhận của khách và ghi nhận những phản hồi tích cực để làm nội dung truyền thông sau sự kiện.
- Tăng độ nhận diện thương hiệu trên mạng xã hội
Khai trương là cơ hội tuyệt vời để tạo sự lan tỏa mạnh mẽ nếu bạn biết khai thác mạng xã hội hiệu quả. Một số cách giúp bạn tăng độ nhận diện trên mạng xã hội như sau:
- Thiết kế không gian check-in nổi bật, dễ nhận diện: Hãy dựng backdrop có logo lớn, slogan thương hiệu, màu sắc đồng bộ nhận diện và trang trí thêm các chi tiết thu hút như bóng bay, đèn LED, mô hình sản phẩm…
- Tạo hashtag riêng và hướng dẫn khách sử dụng: Ví dụ: #CafeHoaNắngKhaiTruong, #SpaNangMaiGrandOpening. In hashtag lên bảng nhỏ, menu, thiệp mời, hoặc in trực tiếp trên backdrop
- Khuyến khích khách đăng ảnh và gắn thẻ fanpage: Nhắc khách check-in hoặc đăng story có gắn thẻ fanpage để nhận quà nhỏ (ví dụ: túi vải, voucher, đồ uống miễn phí…).
- Tổ chức mini contest hoặc livestream tặng quà: Ví dụ: “Chụp ảnh đẹp nhất tại sự kiện – nhận phần quà trị giá 500.000đ”.
Chọn ngày giờ khai trương phù hợp
Việc chọn ngày khai trương không chỉ dựa vào yếu tố thuận tiện mà còn cần cân nhắc yếu tố phong thủy và thời điểm đông khách, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp tại Việt Nam. Bạn có thể tham khảo các yếu tố sau:
- Chọn ngày hợp tuổi, mệnh chủ doanh nghiệp
Bạn nên nhờ thầy phong thủy hoặc sử dụng app/website tra ngày tốt theo tuổi để chọn ngày có thiên can – địa chi tương hợp. Tránh những ngày xung khắc với tuổi hoặc năm sinh của người đứng tên kinh doanh.
- Tránh các ngày bị xem là xấu trong dân gian
Nên tránh khai trương vào các ngày như mùng 5, mùng 7, mùng 13, ngày rằm (15 âm), đầu tháng (1 âm) vì những ngày này vốn được xem là “ngày xui”. Kiêng ngày sát chủ, tam nương, nguyệt kỵ nếu theo lịch phong thủy.
- Ưu tiên khung giờ đẹp và thuận tiện cho khách hàng
Giờ hoàng đạo thường rơi vào các khung sáng (9h-11h) hoặc chiều (15h-17h), bạn nên chọn giờ dễ mời khách tham dự. Tránh tổ chức quá sớm hoặc sát giờ trưa, giờ tan tầm vì khách dễ vắng mặt.
- Chọn ngày rơi vào thời điểm mua sắm cao điểm
Bạn nên ưu tiên các ngày cuối tuần, dịp cận lễ (8/3, 20/10, Tết…), khi khách có xu hướng đi chơi, mua sắm nhiều hơn.

Lên ngân sách chi tiết cho kế hoạch khai trương
Lập ngân sách là bước quan trọng giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh lãng phí và phân bổ hợp lý cho từng hạng mục. Một kế hoạch khai trương chuyên nghiệp cần dự toán rõ ràng các khoản sau:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Nếu không tổ chức tại chính cửa hàng, bạn cần chi phí thuê sân khấu ngoài trời, hội trường hoặc không gian trung tâm thương mại (tùy quy mô). Bên cạnh đó cần kiểm tra kỹ các hạng mục đi kèm: bảo vệ, điện, nước, bàn ghế…
- Chi phí thiết kế & thi công trang trí
Bao gồm chi phí làm backdrop, cổng chào, photobooth, standee, bóng bay, bảng hiệu, hoa tươi… Bạn nên thuê đơn vị thi công trọn gói để tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian và chọn đơn vị chuyên nghiệp như VietPower.
- Chi phí truyền thông – quảng bá sự kiện
Chi phí truyền thông gồm chạy quảng cáo Facebook/TikTok, thuê KOLs, chụp ảnh, quay video, thiết kế banner – poster…Nếu ngân sách thấp, bạn nên ưu tiên group cộng đồng và truyền miệng, kết hợp đăng bài đều trên fanpage.
- Quà tặng, voucher khuyến mãi cho khách tham dự
Tặng túi vải, ly, sổ tay, mã giảm giá, mẫu thử… tùy theo ngành hàng. Lưu ý cần in ấn và đóng gói chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt.
- Chi phí nhân sự sự kiện
Gồm MC, PG, lễ tân, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, nhân viên hỗ trợ vận hành sự kiện. Những nhân sự này bạn có thể thuê theo giờ hoặc gói tùy số lượng người và thời gian tổ chức.
- Chi phí dịch vụ tiệc nhẹ, nước uống
Bố trí bàn tiệc đơn giản: bánh ngọt, trái cây, trà, nước ngọt, khăn lạnh cho khách. Bạn cũng cần tính toán số lượng hợp lý để tránh thừa hoặc thiếu.
- Dự phòng chi phí phát sinh (10-15%)
Luôn dành một khoản cho tình huống ngoài kế hoạch như: trời mưa cần thuê mái che, thiết bị trục trặc cần thay gấp, in bổ sung tài liệu, tiếp đón khách VIP bất ngờ…
Xây dựng timeline kế hoạch khai trương cụ thể
Lên kế hoạch timeline hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ triển khai và hạn chế rủi ro tốt hơn. Một timeline tốt cần đảm bảo đủ thời gian chuẩn bị và chi tiết đến từng khung giờ trong ngày diễn ra lễ khai trương.
Khung timeline tổng | Danh mục công việc triển khai |
Kế hoạch trước sự kiện (2-4 tuần) |
|
Kế hoạch cận ngày (3-7 ngày) |
|
Kế hoạch trong ngày khai trương |
|
Khám phá thêm ngay: Kịch bản khai trương
Chuẩn bị nội dung và hình thức chương trình
Một buổi lễ khai trương ấn tượng cần được đầu tư kỹ về nội dung và hình thức tổ chức. Tùy vào quy mô và tính chất sự kiện, bạn có thể lựa chọn các hoạt động sau:
- MC dẫn dắt chương trình: Nên chọn MC chuyên nghiệp, nắm bắt tốt tâm lý khán giả và linh hoạt xử lý tình huống.
- Bài phát biểu khai mạc: Có thể do chủ doanh nghiệp hoặc đại diện chính quyền/đối tác trình bày. Nội dung cần ngắn gọn, truyền cảm và truyền đạt rõ thông điệp thương hiệu.
- Lễ cắt băng khai trương: Đây là điểm nhấn chính của buổi lễ, bạn nên chuẩn bị kỹ về kịch bản, bố trí người tham gia, thời gian và bối cảnh.
- Tiết mục phụ trợ: Múa lân, biểu diễn nghệ thuật, bốc thăm trúng thưởng, tặng quà khai trương… sẽ tăng độ sôi động và giữ chân khách mời tốt hơn.
- Âm thanh – ánh sáng – sân khấu – backdrop: Bạn cần đảm bảo các yếu tố kỹ thuật được bố trí hài hòa, phù hợp với không gian, có thử nghiệm trước để tránh trục trặc khi diễn ra chương trình.

Chiến lược truyền thông – quảng bá
Truyền thông là yếu tố then chốt giúp sự kiện khai trương thu hút đông đảo khách hàng, lan tỏa thương hiệu và tạo hiệu ứng đám đông. Bạn cần triển khai song song cả kênh online và offline, đồng thời chuẩn bị đầy đủ ấn phẩm truyền thông chuyên nghiệp.
- Thiết kế các ấn phẩm truyền thông
Khi xây dựng chiến lược truyền thông và quảng bá, bạn cần chuẩn bị sẵn các tài liệu, hình ảnh hỗ trợ truyền thông trực tiếp và trực tuyến:
- Poster, banner, standee: Nên thiết kế bắt mắt, thông tin rõ ràng (tên sự kiện, thời gian, địa điểm, ưu đãi…) và đặt tại cửa hàng, khu dân cư, hoặc vị trí có nhiều người qua lại.
- Thiệp mời điện tử/in giấy: Gửi tới đối tác, khách VIP, bạn bè thân thiết hoặc cơ quan địa phương. Thiệp mời nên thể hiện sự chuyên nghiệp và trang trọng.
- Infographic giới thiệu chương trình: Thiết kế dạng ảnh tổng hợp lịch trình, quà tặng, ưu đãi để dễ chia sẻ trên mạng xã hội và Zalo.
- Truyền thông online
Tận dụng các nền tảng số để tăng độ phủ và tiếp cận khách hàng mục tiêu trên các nền tảng online như:
- Chạy quảng cáo Facebook/Google: Khoanh vùng theo vị trí (bán kính quanh cửa hàng), độ tuổi, sở thích. Bạn nên bắt đầu chạy trước 5-7 ngày khai trương.
- Đăng bài PR trên báo, fanpage, group cộng đồng: Chọn các nhóm cư dân quanh khu vực mở cửa hàng để chia sẻ bài viết khai trương, ưu đãi nổi bật. Nếu có điều kiện, bạn có thể đăng bài PR ngắn trên các fanpage uy tín hoặc blog ngành.
- Livestream ngày khai trương: Quay không gian cửa hàng, chương trình ưu đãi, bốc thăm trúng thưởng hoặc phỏng vấn khách mời để tạo không khí sôi động online.
- Truyền thông offline
Dù mạng xã hội phát triển, các hình thức truyền thống vẫn mang lại hiệu quả nhất định. Một số phương thức truyền thông offline như sau:
- Gửi thư mời giấy hoặc trực tiếp: Dành cho khách VIP, cơ quan, đối tác hoặc người lớn tuổi (thích hình thức truyền thống).
- Mời cộng đồng dân cư xung quanh: Phát thư mời tận tay cư dân khu phố hoặc gửi qua ban quản lý chung cư, tổ dân phố.
- Phát tờ rơi (nếu phù hợp): Chọn thời điểm đông người: trước cổng trường học, chợ, văn phòng giờ tan tầm… để phát tờ rơi giới thiệu chương trình khai trương.
Phân công nhân sự thực hiện
Dù là tổ chức nội bộ hay thuê đơn vị bên ngoài, việc phân công rõ người nhận trách nhiệm là yếu tố then chốt để buổi khai trương diễn ra trơn tru.
Nhân sự phụ trách chính bạn cần lưu ý sắp xếp trước:
- Người điều phối tổng thể: Kiểm soát toàn bộ chương trình, giải quyết sự cố
- Người phụ trách setup không gian: Trang trí, thi công, bàn ghế, backdrop
- Tiếp tân đón khách, check-in: Giao tiếp tốt, thân thiện, diện mạo chuyên nghiệp
- MC điều phối sự kiện: Nếu không thuê ngoài thì chọn người hoạt ngôn, tự tin
- Phụ trách truyền thông: Quay phim, chụp ảnh, livestream, đăng bài
- Hậu cần: Chuẩn bị nước uống, quà tặng, phiếu ưu đãi, giấy tờ liên quan
Khám phá thêm ngay: Thông báo khai trương
Mẫu kế hoạch khai trương chi tiết
Dưới đây là gợi ý mẫu kế hoạch khai trương chi tiết bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay:
- Mục tiêu sự kiện khai trương
- Giới thiệu thương hiệu/cửa hàng mới: Tạo dấu ấn đầu tiên với khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh.
- Tăng độ nhận diện thương hiệu: Tận dụng hiệu ứng truyền thông, truyền miệng để đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng.
- Thu hút khách hàng tiềm năng đến trải nghiệm: Kết nối, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, lắng nghe phản hồi ban đầu từ khách.
- Tạo doanh thu ngay từ ngày đầu mở bán: Thúc đẩy hành vi mua hàng thông qua ưu đãi, combo hấp dẫn, khuyến mãi chỉ có trong ngày khai trương.
- Gây thiện cảm và khẳng định uy tín: Một sự kiện chuyên nghiệp sẽ tạo cảm giác tin tưởng, giúp khách hàng yên tâm khi chọn lựa.

- Chi tiết các hạng mục triển khai
- Loại hình áp dụng: Cửa hàng thời trang, spa, salon, quán cafe, showroom nhỏ
- Thời gian tổ chức dự kiến: [Ghi rõ ngày khai trương]
- Địa điểm: [Ghi rõ địa chỉ tổ chức]
STT | Hạng mục | Nội dung cụ thể | Thời gian | Người phụ trách | Ghi chú |
1 | Lên ý tưởng & nội dung chương trình | Kịch bản chương trình, MC, lễ cắt băng, hoạt động phụ trợ | Trước 15 ngày | Trưởng bộ phận Marketing | |
2 | Chọn ngày khai trương | Căn cứ phong thủy, lịch âm, lịch sự kiện địa phương | Trước 20 ngày | Chủ doanh nghiệp | Ưu tiên cuối tuần, ngày đẹp |
3 | Thiết kế – in ấn | Backdrop, banner, thư mời, voucher, bảng giá, đồng phục | Trước 10 ngày | Thiết kế + in ấn | In dư 5–10% để dự phòng |
4 | Truyền thông quảng bá | Chạy ads Facebook/Google, đăng bài fanpage, gửi thư mời | Trước 7-10 ngày | Digital marketing | Có thể kết hợp livestream |
5 | Thi công & trang trí | Setup cửa hàng, sân khấu, bàn đón tiếp, khu vực chụp ảnh | Trước 1-2 ngày | Nhân sự setup | Đảm bảo hoàn thiện trước 6h sáng |
6 | Setup âm thanh ánh sáng | Loa, mic, nhạc nền, đèn trang trí | Cùng thời gian setup | Kỹ thuật sự kiện | Chạy thử vào đêm trước khai trương |
7 | Chuẩn bị quà tặng và ưu đãi | Gói quà khai trương, phiếu giảm giá, combo sản phẩm | Trước 5 ngày | Kế toán + Nhân sự | Căn theo số khách dự kiến |
8 | Nhân sự tiếp đón & phục vụ | Lễ tân, nhân viên tư vấn, người phát quà, người hướng dẫn | Trước 3 ngày | HR/Quản lý cửa hàng | Tập huấn nhanh kịch bản đón khách |
9 | Lễ khai trương | Đón khách, phát biểu, cắt băng, múa lân, tặng quà | Ngày sự kiện | Điều phối sự kiện | Bắt đầu đúng giờ |
10 | Ghi hình, chụp ảnh,livestream | Ghi lại toàn bộ sự kiện để truyền thông sau khai trương | Trong sự kiện | Media/Agency | Có kịch bản quay cụ thể |
11 | Tổng kết và đánh giá | Ghi nhận hiệu quả chương trình, lượng khách, doanh thu khai trương | Sau 1-2 ngày | Chủ cửa hàng + marketing | Phân tích để cải tiến lần sau |
Khám phá thêm ngay: Thư mời khai trương
Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch khai trương
Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, nhiều sự kiện khai trương vẫn gặp sự cố hoặc không đạt được hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân thường đến từ những sai lầm cơ bản trong khâu lập kế hoạch. Dưới đây là 4 lỗi điển hình bạn nên tránh:
- Thiếu dự phòng chi phí và thời gian
Thiếu dự phòng chi phí và thời gian là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt với những đơn vị lần đầu tổ chức khai trương bởi mọi kế hoạch trên giấy có thể thay đổi rất nhanh khi thực hiện thực tế.
Việc không có ngân sách dự phòng sẽ khiến bạn lúng túng khi phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Ví dụ như thuê thêm thiết bị, tăng số lượng quà tặng, sửa chữa gấp trang trí bị hư hỏng…
Bên cạnh đó, không chừa thời gian “đệm” cho từng hạng mục cũng dễ khiến toàn bộ timeline bị chậm dây chuyền. Ví dụ: backdrop in lỗi, xe chở đồ đến trễ, nhân sự lắp đặt bị tắc đường…
Giải pháp: Cần luôn cộng thêm 10-15% ngân sách dự phòng và tối thiểu 1-2 ngày dự trù trong lịch trình. Mọi hạng mục nên hoàn thiện trước ít nhất 24h để xử lý tình huống bất ngờ.
- Không có kịch bản chương trình cụ thể
Sau khi đảm bảo được yếu tố ngân sách và thời gian, bước tiếp theo cần chú trọng là kịch bản chương trình chi tiết. Nhiều sự kiện diễn ra rời rạc, thiếu điểm nhấn, thậm chí lúng túng vì không có kịch bản khai trương chi tiết hoặc MC không biết nói gì, thời gian biểu các mục lấn thời gian..
Giải pháp: Cần soạn timeline và kịch bản MC cụ thể theo từng phút, phân chia rõ ai làm gì, vào lúc nào, ở đâu… Kiểm duyệt kịch bản kỹ lưỡng trước khi in ra phát cho các bộ phận liên quan.
- Không truyền thông sớm và rộng rãi
Kịch bản đã sẵn sàng, nhưng nếu khách hàng không biết để đến tham dự thì mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa.
Có nhiều nguyên nhân gây ra tình trạng này, ví dụ bạn đợi đến sát ngày mới chạy quảng cáo, truyền thông yếu khiến lượng khách tham dự ít, đối tác không nắm được lịch hoặc phát tờ rơi muộn, nội dung PR sơ sài..
Giải pháp: Lên kế hoạch truyền thông ít nhất trước 2-3 tuần, kết hợp đa kênh (Facebook, Zalo, Google, mời báo chí, phát tờ rơi…) và lặp lại thông tin đều đặn. Nội dung truyền thông cần rõ ràng, hấp dẫn, đúng đối tượng.

- Đội ngũ nhân sự không được training trước buổi lễ
Dù đã có kế hoạch tốt, truyền thông mạnh, kịch bản rõ ràng nhưng nếu nhân sự không nắm được nhiệm vụ thì sự kiện vẫn có thể đổ bể. Ví dụ lễ tân không biết check-in khách VIP, người phát quà tặng nhầm, nhân viên setup hỏi nhau “cái này để đâu?” là những tình huống rất phổ biến.
Giải pháp: Trước sự kiện 1-2 ngày, nên tổ chức buổi brief nhanh toàn bộ đội ngũ. Giao nhiệm vụ rõ ràng, cho từng người hiểu rõ vị trí, quy trình và kịch bản. Nếu cần, bạn hãy diễn tập trước để trơn tru khi vào thực tế.
Khám phá thêm ngay: Giấy mời khai trương
Vietpower – Đơn vị lập kế hoạch và tổ chức khai trương trọn gói
Bạn đang tìm kiếm một đối tác tổ chức khai trương chuyên nghiệp, chỉn chu từ A đến Z? VietPower chính là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp, từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi thương hiệu lớn.
- Tư vấn ý tưởng sáng tạo – khác biệt: VietPower không tổ chức khai trương theo lối mòn. Mỗi sự kiện đều được thiết kế riêng, phù hợp với ngành nghề và cá tính thương hiệu của bạn.
- Triển khai trọn gói từ A-Z: Bao gồm MC chuyên nghiệp, đội múa lân sư rồng, âm thanh – ánh sáng, sân khấu, tiệc nhẹ, lễ tân đón khách, livestream sự kiện…
- Thiết kế – in ấn nhận diện đồng bộ: Backdrop, thư mời, standee, bảng hiệu… được đội ngũ thiết kế sáng tạo và thi công đúng chuẩn thương hiệu.
- Sở hữu sẵn kho thiết bị sự kiện: Giúp tiết kiệm chi phí thuê ngoài và rút ngắn thời gian chuẩn bị cho khách hàng.
Lập kế hoạch khai trương chuyên nghiệp không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn tạo bước đệm bền vững cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hiệu quả truyền thông – thương hiệu, bạn nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, giàu kinh nghiệm như VietPower đồng hành cùng mình.
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giúp bạn khai trương khởi đầu thuận lợi, bứt phá thành công!
Thông tin liên hệ:
- Trang web: vietpower.net
- Đường dây nóng: 0867.12.8688
- Email : contact@viet-power.vn
- Zalo: https://zalo.me/0867128688
Trên đây là bài viết cung cấp hướng dẫn lập kế hoạch khai trương chi tiết, kèm theo mẫu kế hoạch khai trương thực tế 2025. Nếu bạn đang cần một file mẫu kế hoạch khai trương hoặc cần tổ chức một lễ khai trương ấn tượng, hiệu quả thì hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn miễn phí