Tổ chức festival doanh nghiệp không chỉ là một sự kiện nội bộ thường niên, mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp thể hiện văn hóa, gắn kết nhân sự và lan tỏa thương hiệu một cách mạnh mẽ. Năm 2025, xu hướng tổ chức festival ngày càng được đổi mới cả về nội dung lẫn hình thức, đòi hỏi sự chuẩn bị bài bản và sáng tạo. Trong bài viết này, Vietpower sẽ chia sẻ quy trình tổ chức festival doanh nghiệp chuyên nghiệp, kèm theo những ý tưởng chủ đề nổi bật và kịch bản mẫu chi tiết – giúp bạn xây dựng một sự kiện ấn tượng, khác biệt và thành công trọn vẹn

Quy trình tổ chức Festival doanh nghiệp thành công

Để tổ chức một sự kiện Festival doanh nghiệp thành công, cần xây dựng một quy trình các bước thực hiện một cách bài bản và chi tiết, sau đây là các bước xây dựng một quy trình tổ chức Festival: 

Bước 1: Xác định mục tiêu Tổ chức festival doanh nghiệp

Việc xác định rõ ràng các mục tiêu và ngân sách cho sự kiện festival doanh nghiệp luôn là bước cần thực hiện đầu tiên như việc:

• Tăng nhận diện và độ phủ thương hiệu.
• Kết nối nhân sự, tăng tinh thần đồng đội.
• Lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
• Kết nối đối tác, mở rộng thị trường.
• Thu hút đầu tư và nhân tài.

Bước 2: Xây dựng ngân sách cho tổ chức festival doanh nghiệp

Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, bạn cần xác định và phân bổ ngân sách một cách thông minh. Nên chia các khoản chi phí chính gồm:

1. Chi phí thuê địa điểm

Là khoản cần ưu tiên tính đầu tiên, bao gồm các hạng mục liên quan đến không gian tổ chức

• Thuê hội trường, sân khấu ngoài trời, bãi biển, resort, các chi phí đi kèm như vệ sinh, lắp đặt sân khấu, âm thanh ánh sáng…tại khu vực Hà Nội giao động trong khoảng 50 – 150 triệu đồng/ngày.
• Chi phí đặt cọc địa điểm  sẽ yêu cầu đặt cọc trước từ 30 – 50% giá trị hợp đồng.

2. Chi phí ăn uống

Cần đảm bảo phục vụ đầy đủ và chu đáo cho người tham dự trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

• Teabreak cho khách mời, nhân viên có giá từ 40.000 – 80.000 đồng/người,
• Buffet trưa/tối giao động trong khoảng 250.000 – 450.000 đồng/người, tùy theo thực đơn và tiêu chuẩn dịch vụ.
• Gala dinner mức chi phí thường cao hơn, khoảng 350.000 – 700.000 đồng/người,
• Nước uống trong ngày, phục vụ tại điểm check-in hoặc khu nghỉ.
• Chi phí phục vụ, nhân viên bàn, vệ sinh khu ăn uống.

3. Chi phí marketing, quảng bá sự kiện

Dành cho các hoạt động truyền thông trước – trong – sau festival để thu hút sự chú ý và lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp, nên cần chú trọng: 

• Thiết kế, in ấn thư mời, standee, banner, backdrop (5 – 15 triệu)
• Chi phí chạy quảng cáo Facebook, Google (10 – 50 triệu)
• Booking KOLs, truyền thông báo chí (20 – 100 triệu/người)
• Quay phim, chụp ảnh, dựng video recap (15 – 40 triệu)
• Livestream sự kiện (10 – 30 triệu)

4. Chi phí nhân sự

Chi cho đội ngũ vận hành, điều phối và biểu diễn, đảm bảo sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và hiệu quả.

• Phí thuê MC,  (5 – 15 triệu/lần) tùy vào độ chuyên nghiệp và danh tiếng.
• Ca sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy, nghệ sĩ biểu diễn (10 – 100 triệu/tên tuổi) tùy theo lựa chọn.
• Nhân sự hỗ trợ hậu cần, check-in, điều phối (500.000 – 800.000/người/ngày), cần khoảng 15 – 30 người.
• Thuê công ty tổ chức sự kiện – agency (phí từ 10 – 20% tổng ngân sách), giúp tối ưu hóa toàn bộ quá trình sản xuất.

5. Các hạng mục chi phí phát sinh

Là khoản dự phòng để xử lý các tình huống ngoài kế hoạch, giúp chương trình không bị gián đoạn.

• Dự phòng rủi ro thời tiết (thuê mái che, thiết bị dự phòng).
• Chi phí cấp phép tổ chức sự kiện.
• Y tế, bảo hiểm, an toàn sự kiện.
• Vận chuyển gấp, sửa chữa thiết bị.
• Quà tặng đột xuất, phát sinh khách mời ngoài danh sách.

Lưu ý: Dựa vào các mục tiêu được đưa ra, bạn cần sắp xếp các khoản chi sao cho hợp với ngân sách cũng như quy mô của sự kiện. Nên tham khảo trước ngân sách của các sự kiện tương tự và cũng như khảo sát thị trường. Đồng thời, hãy liên kết mục tiêu và ngân sách với nhau chặt chẽ hơn.

Bước 3: Lên ý tưởng và chủ đề cho Festival

1. Festival Văn hóa Doanh nghiệp

Điểm nổi bật của festival này là khả năng thể hiện đậm nét bản sắc văn hóa doanh nghiệp, giúp củng cố giá trị cốt lõi và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Một số hoạt động gợi ý bao gồm:

• Team building gắn liền với câu chuyện văn hóa doanh nghiệp.
• Các trò chơi dân gian, hoạt động văn hóa tập thể.
• Khu vực triển lãm sản phẩm, dịch vụ mang dấu ấn thương hiệu.
• Tiệc buffet mang phong vị ẩm thực truyền thống.

2. Festival Công nghệ

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hoặc muốn thể hiện tinh thần đổi mới – sáng tạo, festival công nghệ chính là “sân chơi” hoàn hảo. Đây là loại hình sự kiện có quy mô trung bình đến lớn, tập trung vào việc giới thiệu các xu hướng công nghệ hiện đại và tạo không gian kết nối giữa những người yêu công nghệ.

Festival công nghệ không chỉ thu hút các nhà phát triển, nhà đầu tư, mà còn hấp dẫn cả những người đam mê trải nghiệm kỹ thuật số. Những hoạt động tiêu biểu có thể kể đến:

• Các buổi workshop trải nghiệm, thực hành ứng dụng công nghệ.
• Hội nghị, hội thảo chuyên sâu về công nghệ mới.
• Triển lãm sản phẩm, dịch vụ công nghệ tiên tiến.
• Cuộc thi sáng tạo dành cho các tài năng công nghệ trẻ.
• Khu vực tương tác trực tiếp với sản phẩm công nghệ.
• Các hoạt động networking giúp kết nối giữa chuyên gia, doanh nghiệp và cộng đồng.

3. Festival Thể thao

Festival thể thao là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp hướng đến việc nâng cao tinh thần rèn luyện sức khỏe, xây dựng lối sống tích cực trong tập thể. Đây không chỉ là một sự kiện mang tính giải trí mà còn thúc đẩy sự đoàn kết, tương tác và thi đua lành mạnh giữa các thành viên.

Festival này đặc biệt phù hợp cho môi trường doanh nghiệp năng động, với các hoạt động phong phú như:

• Thi đấu thể thao: bóng đá, bóng rổ, cầu lông, tennis, chạy tiếp sức…
• Trò chơi vận động, hoạt động team building ngoài trời.
• Biểu diễn thể thao như yoga, zumba, thể dục nhịp điệu.
• Triển lãm dụng cụ, trang phục và dịch vụ chăm sóc thể chất.
• Hội thảo về sức khỏe, dinh dưỡng và chế độ luyện tập hiệu quả.

4. Festival Ẩm thực

Festival ẩm thực luôn là “tâm điểm” thu hút đông đảo người tham gia nhờ không khí vui tươi, đa dạng về khẩu vị và mang tính trải nghiệm cao. Đây là dịp để các thành viên trong doanh nghiệp thưởng thức những món ăn độc đáo đến từ nhiều vùng miền hoặc quốc gia khác nhau, đồng thời cùng nhau khám phá nét văn hóa ẩm thực đặc trưng.

Festival ẩm thực không chỉ giúp quảng bá ẩm thực bản địa hoặc quốc tế mà còn góp phần tạo không gian giao lưu văn hóa, kích thích du lịch nội bộ, tăng tính kết nối. Gợi ý các hoạt động nổi bật:

• Gian hàng ẩm thực đặc sản ba miền hoặc quốc tế.
• Khu vực nấu ăn trực tiếp, biểu diễn ẩm thực (cooking show)
• Các trò chơi, thử thách nếm vị vui nhộn.
• Góc trưng bày nghệ thuật ẩm thực, công thức nấu ăn.
• Cuộc thi nấu ăn giữa các phòng ban hoặc giữa các đội thi.

Bước 4: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian tổ chức Festival có thể linh hoạt theo thời gian mong muốn của doanh nghiệp, sau đây là một vài gợi ý cho việc lựa chọn thời gian phù hợp với mỗi doanh nghiệp:

Theo ngày trong tuần:

• Cuối tuần (Thứ 6 – CN): Ưu tiên tổ chức vì dễ thu hút người tham dự, phù hợp với sự kiện quy mô lớn.
• Giữa tuần (Thứ 2 – Thứ 5): Phù hợp với sự kiện nội bộ nhỏ, tiết kiệm chi phí.

Theo mùa:

• Xuân (1–3): Khai xuân, khởi động năm mới.
• Hè (4–7): Teambuilding, kết hợp du lịch.
• Thu (8–10): Truyền thông, tri ân khách hàng.
• Đông (11–12): Gala cuối năm, tổng kết, vinh danh.

Lựa chọn địa điểm tổ chức là bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức festival doanh nghiệp, các doanh nghiệp sẽ thường ưu tiên một vài địa điểm tổ chức festival doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

• Sân vận động, nhà thi đấu: Phù hợp với các hoạt động thể thao và quy mô lớn. Cần đầu tư vào âm thanh, ánh sáng nếu lựa chọn địa điểm này tổ chức festival doanh nghiệp
• Khu du lịch sinh thái: Không gian thoáng đãng, tạo cảm giác thư giãn

 Dưới đây là một vài lưu ý về tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức mà bạn có thể tham khảo:

• Vị trí địa điểm cần nằm gần trung tâm, dễ tiếp cận và thuận tiện di chuyển.
• Nên chọn những môi trường có không gian xanh, thoáng mát và view đẹp để khách mời tham gia có thể thoải mái.
• Đảm bảo các cơ sở vật chất nếu cần như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bãi đỗ xe, hệ thống phòng cháy chữa cháy,…
• Chi phí thuê địa điểm cần phù hợp với ngân sách đưa ra.
• Lựa chọn địa điểm liên quan đến chủ đề, hình ảnh của doanh nghiệp.
• Cân nhắc yếu tố cần thiết: Thời tiết nếu tổ chức ngoài trời, thủ tục pháp lý, mùa vụ,…

Bước 5: KỊCH BẢN CHI TIẾT CHƯƠNG TRÌNH FESTIVAL DOANH NGHIỆP

Bước 6: Triển khai và giám sát Festival

Sau khi kế hoạch và truyền thông đã sẵn sàng, bước tiếp theo là tổ chức thực tế và theo dõi sát sao từng khâu triển khai:

Giai đoạn chuẩn bị triển khai:

• Sẵn sàng không gian tổ chức: Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, khu vực check-in và các hạng mục trang trí theo đúng kế hoạch.
• Bố trí nhân sự vận hành: Phân công chi tiết từng vị trí như lễ tân, hậu cần, kỹ thuật, điều phối khách mời… để đảm bảo hoạt động trơn tru.
• Kiểm tra tổng thể kịch bản chương trình: Chạy thử chương trình, kiểm tra thiết bị, hiệu ứng trình chiếu, đảm bảo mọi thứ đều vận hành đúng quy trình.
• Tiếp đón khách mời chuyên nghiệp: Chuẩn bị đội ngũ lễ tân, hỗ trợ check-in nhanh chóng, tạo ấn tượng tốt từ khâu đầu tiên.

Giai đoạn giám sát sự kiện:

• Theo dõi sát sao tiến độ chương trình: Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng timeline và đúng nội dung đã định.
• Xử lý nhanh các phát sinh: Dự phòng các tình huống như sự cố kỹ thuật, thay đổi thời tiết, thay đổi người tham gia… và có phương án xử lý linh hoạt.
  Giám sát chất lượng trải nghiệm: Đảm bảo khâu phục vụ, âm thanh, ánh sáng, ăn uống được triển khai đầy đủ và chỉn chu.
• Quản lý an toàn và an ninh: Luôn có nhân sự phụ trách giám sát khu vực, kịp thời ứng phó với sự cố bất ngờ.
• Thu thập phản hồi sơ bộ: Ghi nhận ý kiến từ khách mời và thành viên ban tổ chức trong hoặc ngay sau sự kiện để phục vụ cho công tác đánh giá.

Bước 7: Đánh giá và tổng kết sự kiện

Sau khi festival kết thúc, việc tổng kết giúp nhìn lại toàn bộ quá trình tổ chức, đo lường hiệu quả và rút kinh nghiệm cho các lần sau:

Thu thập dữ liệu: Thống kê số lượng người tham gia, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, mức độ tương tác truyền thông…

Làm khảo sát khách mời và nhân viên: Dùng biểu mẫu online hoặc phỏng vấn nhanh để thu thập ý kiến phản hồi về trải nghiệm sự kiện.

Đánh giá các khía cạnh chính:

• Mức độ đạt mục tiêu đề ra.
• Hiệu quả truyền thông.
• Quản lý ngân sách thực tế.
• Hiệu suất làm việc của ban tổ chức.

Xác định điểm mạnh – điểm yếu: Từ đó đề xuất giải pháp cải thiện trong tương lai, bao gồm việc điều chỉnh quy trình, cách thức truyền thông hoặc phân bổ nhân sự. Gửi thư cảm ơn, tri ân khách mời; đối tác; nhà tài trợ và toàn thể nhân sự tham gia tổ chức để khép lại sự kiện một cách chuyên nghiệp và thiện chí.

Kinh nghiệm tổ chức Festival doanh nghiệp

Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, một chương trình festival vẫn có thể gặp phải những tình huống phát sinh ngoài mong đợi. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn giúp bạn dự trù rủi ro và tổ chức sự kiện trọn vẹn:

1. Kịch bản chương trình ngắn gọn, ấn tượng

Cần lưu ý khi xây dựng kịch bản để chương trình như:

• Ưu tiên các tiết mục nổi bật, tạo điểm nhấn, xen kẽ giữa giải trí – giao lưu – truyền thông để giữ chân khán giả.
• Có kịch bản dự phòng cho trường hợp diễn giả vắng mặt, thời tiết xấu hoặc kỹ thuật trục trặc.

2. Chuẩn bị quà tặng hấp dẫn và hoạt động minigame

Quà tặng và minigame là “gia vị” không thể thiếu để tăng tính tương tác và mang lại trải nghiệm tích cực cho người tham gia.

• Quà tặng nên gắn với chủ đề sự kiện hoặc thương hiệu doanh nghiệp.
• Minigame nhẹ nhàng, có tính tương tác cao giúp tăng trải nghiệm, giữ không khí sôi động và dễ viral trên mạng xã hội.
• Dự trù đủ số lượng quà và có phương án thay thế nếu hàng hóa giao chậm/trục trặc.

3. Tận dụng mạng xã hội – Livestream, check-in, hashtag

Đừng bỏ lỡ cơ hội truyền thông ngay trong sự kiện bằng việc kết nối trực tiếp với mạng xã hội.

• Setup khu check-in đẹp, sáng tạo, gắn hashtag sự kiện để khuyến khích chia sẻ.
• Tổ chức livestream hoặc video recap nhanh trên fanpage để lan tỏa thương hiệu và tạo hiệu ứng truyền thông ngay trong sự kiện.
• Phân công người phụ trách media, điều phối chụp – quay chuyên nghiệp và kịp thời.

4. Dự phòng yếu tố thời tiết – “kẻ phá bĩnh” khó đoán

Thời tiết là rủi ro khó kiểm soát, đặc biệt với các chương trình ngoài trời, nên luôn cần kế hoạch ứng phó kịp thời.

• Nếu tổ chức ngoài trời, luôn có phương án B: mái che, khu vực tạm trú, ô dù, bạt phủ thiết bị…
• Theo dõi dự báo thời tiết 3 – 5 ngày trước sự kiện, tránh tổ chức vào thời điểm mùa mưa bão hoặc nắng gắt cao điểm.
• Lưu ý hệ thống điện, âm thanh – ánh sáng nên có thiết bị chống nước và bộ nguồn dự phòng.

Dịch vụ tổ chức Festival doanh nghiệp chuyên nghiệp – Vietpower

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Vietpower tự hào là một trong những đơn vị dẫn đầu trong việc triển khai các chương trình festival doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn. Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm và tư duy sáng tạo, sẵn sàng hiện thực hóa mọi ý tưởng thành một sự kiện ấn tượng và thành công.

•  Ý tưởng sáng tạo – Thiết kế độc đáo: Vietpower không chỉ tổ chức, mà còn đồng hành cùng bạn từ khâu lên ý tưởng chủ đề đến thiết kế không gian và nội dung chương trình phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Triển khai chuyên nghiệp – Hậu kỳ chỉn chu: Từng chi tiết của sự kiện đều được chúng tôi kiểm soát nghiêm ngặt, đảm bảo tính thẩm mỹ, an toàn và hiệu quả truyền thông.
• Dịch vụ trọn gói – Chi phí hợp lý: Chúng tôi cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, từ cơ bản đến cao cấp, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn theo ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng vượt mong đợi.
• Cam kết thành công – Đậm dấu ấn thương hiệu: Mỗi chương trình do Vietpower thực hiện đều hướng tới mục tiêu tạo nên trải nghiệm đáng nhớ và góp phần lan tỏa giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay Vietpower để được hỗ trợ tư vấn tốt dịch vụ tốt nhất – Nâng tâm thương hiệu doanh nghiệp của bạn!