Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp - ấn tượng nhất

vietpower

11:35 24/06/25

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp gây ấn tượng với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, nếu không được tổ chức bài bản, sự kiện dễ gặp nhiều rủi ro ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình tổ chức chuyên nghiệp và những lưu ý cần tránh khi tự triển khai sự kiện ra mắt sản phẩm.

Mục lục

Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Quy trình tổ chức ra mắt sản phẩm mới thường có 5 bước quan trọng mà bạn hết sức lưu ý.

Bước 1: Xác định mục tiêu và hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Bước đầu tiên trong quy trình là cần xác định rõ mục tiêu chính trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới để làm gì.

Xác định rõ ràng mục tiêu của buổi lễ ra mắt sản phẩm như

Giới thiệu sản phẩm mới

Tăng nhận thức về thương hiệu

Thu hút khách hàng tiềm năng, tạo doanh số bán hàng,….

Sau khi xác định được mục tiêu, bạn cần lựa chọn hình thức tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, ngân sách và đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Có nhiều hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới như: họp báo, hội thảo, sự kiện trực tuyến, sự kiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến,…

Xác định mục tiêu và hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Bước 2: Xác định ngân sách tổng cho tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.

Trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới, cần xác định rất rõ ngân sách cho sự kiện này, dưới đây là một trong những chi phí cần có trong việc dự trù ngân sách

1. Chi phí địa điểm

Lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời, và ngân sách của doanh nghiệp.

Thuê hội trường, khách sạn, trung tâm sự kiện hoặc không gian ngoài trời
Phí giữ chỗ, tiền đặt cọc
Chi phí trang trí không gian theo concept thương hiệu

2. Chi phí hậu cần

Trang trí là yếu tố quan trọng giúp tạo ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách mời. Doanh nghiệp cần trang trí địa điểm tổ chức sự kiện theo chủ đề sản phẩm mới:

Teabreak, tiệc chiêu đãi:

Không chỉ đơn thuần là phục vụ ẩm thực, tiệc nhẹ còn là nơi để khách mời thư giãn, giao lưu:

Đồ uống: nước trái cây, cà phê, trà…
Đồ ngọt: Brownie, Apple Danish, su kem,…
Đồ mặn: Phô mai xông khói, Sandwich, Pizza mini, Bread ham cheese

Quà tặng cho khách mời, đối tác

Tùy vào ngân sách của doanh nghiệp có thể tham khảo các món quà tặng khác nhau.Tuy nhiên nên tặng món quà là chính sản phẩm mới ra mắt. Nếu sản phẩm có giá trị cao, nên sử dụng các dạng dùng thử

Âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

Sân khấu, backdrop, booth trưng bày sản phẩm.
Bàn ghế, bục phát biểu, thảm đỏ, standee, banner, roll-up.
Máy phát điện dự phòng (nếu tổ chức ngoài trời)

3. Chi phí nhân sự

Doanh nghiệp cần thuê nhân sự để hỗ trợ các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp

MC, ca sĩ, khách mời biểu diễn
Nhân sự kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, quay phim, chụp ảnh)
Lễ tân, PG, bảo vệ, điều phối viên (event crew)

Nếu doanh nghiệp có ngân sách có thể cân nhắc việc thuê các agency tổ chức sự kiện trọn gói, họ sẽ lên lên kế hoạch tổ chức tất cả các khâu từ lên ý tưởng đến triển khai vận hành sự kiện.

4. Chi phí quảng cáo, truyền thông

Để thu hút khách hàng tham dự sự kiện, doanh nghiệp cần quảng cáo, truyền thông sự kiện:

Thông qua các kênh online: website, mạng xã hội, email marketing, báo chí, truyền hình,…
Các kênh offline như: Thiết kế ấn phẩm truyền thông (banner, poster, thư mời, brochure)

Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Thời điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào ngày sản phẩm chính thức có mặt trên thị trường.

Một buổi ra mắt nên chọn thời điểm ít nhất là 2 tuần trước khi ra mắt.
Tổ chức quá sớm sẽ không tận dụng được hiệu ứng của buổi ra mắt.
Nếu tổ chức quá muộn sẽ hạn chế mức độ lan tỏa truyền thông của sự kiện.

Địa điểm tổ chức cần phù hợp với hình thức tổ chức, số lượng khách mời và ngân sách của bạn. Nên chọn địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển và có đủ không gian cho các hoạt động trong chương trình.

Địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm có thể là hội trường, nhà hàng, khách sạn, hoặc thậm chí là không gian ngoài trời.
Hoặc có thể tổ chức tại chính cửa hàng, công ty,….

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Bước 4: Kế hoạch truyền thông

Để sản phẩm được đón nhận trên thị trường rộng rãi, kế hoạch truyền thông phải chỉnh chu và có những điểm nhấn ấn tượng. Việc truyền thông nên được thực hiện từ trước lúc sản phẩm chính thức bán ra trên thị trường.

1. Truyền thông trước sự kiện

Với mục tiêu Tạo sự chú ý cho công chúng và thu hút khách hàng, chương trình cần truyền thông trước sự kiện 2-4 tuần bằng các phương tiện:

Đăng teaser sản phẩm, countdown ngày ra mắt.
Gửi thư mời, email xác nhận, đăng sự kiện trên fanpage/website.
Tổ chức minigame/ưu đãi cho người đăng ký sớm.
Hợp tác KOL/KOC nhá hàng sản phẩm.
PR báo chí thông báo sự kiện.

Kênh: Website, Facebook, Instagram, email, KOLs, báo chí.

2. Truyền thông trong sự kiện

Truyền thông cho sự kiện cập nhật tình hình diễn biến của sự kiện tới công chúng quan tâm:

Livestream chương trình trên nhiều nền tảng.
Đăng realtime ảnh/video/story, quotes từ lãnh đạo/KOL.
Kêu gọi check-in với hashtag chính.
Ghi lại video phỏng vấn khách mời.

Kênh truyền: Livestream, mạng xã hội, màn hình LED, MC.

3. Truyền thông sau sự kiện

Cần các công tác hậu kỳ, chỉnh sửa, đăng bài recap, ghi lại dấu ấn cho doanh nghiệp:

Đăng video recap, album ảnh chuyên nghiệp.
Gửi lời cảm ơn, chia sẻ feedback từ khách mời.
Bài PR tổng kết trên báo chí.
Tung ưu đãi hậu sự kiện.
Đo lường hiệu quả truyền thông & phản hồi khách hàng.

Kênh: Fanpage, email, báo chí, mạng xã hội, báo cáo nội bộ.

Bước 5: Xây dựng kịch bản chi tiết tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Trong buổi lễ ra mắt sản phẩm sẽ có rất nhiều việc phải làm, và bạn phải bao quát tất cả hoạt động với số lượng khách mới lớn, nhiều hoạt động diễn ra đồng thời. Do đó kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn điều phối công việc tốt nhất.

1. Đón khách mời

Để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp cần có sự đón tiếp khách mời, đối tác một cách chu đáo nhất:

Nhân viên, lễ tân đón tiếp và hướng dẫn khách mời đến chỗ ngồi.
Phục vụ nước uống và đồ ăn nhẹ cho khách mời.
Chạy nhạc nhẹ nhàng tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái.

2. Mở đầu buổi lễ

Sau khi khách mời ổn định chỗ ngồi theo đúng timeline, MC sẽ voice off để thông báo ổn định chuẩn bị bắt đầu chương trình. MC chào mừng các vị khách quý và giới thiệu về buổi lễ.

3. Khai mạc buổi lễ

MC giới thiệu đại diện công ty lên phát biểu khai mạc.

Đại diện công ty phát biểu về tầm quan trọng của sản phẩm mới.
Giới thiệu về tính năng, công dụng và lợi ích của sản phẩm mới.
Trình chiếu video giới thiệu sản phẩm (nếu có)

4. Trải nghiệm sản phẩm

Đây là một trong những hoạt động cần thiết và cũng chính là hình thức PR cho sản phẩm mới

Mời khách mời trải nghiệm sản phẩm trực tiếp.
Có thể tổ chức các trò chơi, hoạt động tương tác để khách hàng tham gia.

5. Giải đáp thắc mắc

Ban tổ chức cùng với nhân viên sẽ túc trực tại các khu triển lãm, booth để sẵn sàng tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

Mở phần hỏi đáp để khách hàng giải đáp thắc mắc về sản phẩm.
Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng có thể tìm hiểu thêm về sản phẩm

6. Đánh giá kết quả

Cần có sự đánh giá chân thực từ khách hàng, tiếp thu những ý kiến của họ để cải thiện chất lượng hơn.

Sau khi buổi lễ ra mắt sản phẩm kết thúc, bạn cần đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Các tiêu chí đánh giá bao gồm: số lượng khách tham dự, mức độ tương tác của khách hàng, hiệu quả truyền thông,…

Rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

1. Kịch bản chương trình không rõ ràng

Kịch bản là “xương sống” của mọi sự kiện – đặc biệt với lễ kỷ niệm thành lập công ty. Nếu thiếu đi 1 kịch bản chi tiết:

Chương trình lộn xộn, thiếu điểm nhấn: Người tham dự không hiểu đâu là nội dung chính, dễ bị rơi khỏi mạch cảm xúc.
Thời lượng vượt khung hoặc gián đoạn: Khi không phân bổ thời gian hợp lý, dễ gây nhàm chán hoặc gấp gáp.
Khó phối hợp nhân sự – kỹ thuật: Từng bộ phận hậu trường sẽ không có căn cứ cụ thể để vận hành đúng thời điểm.
Lãng phí chi phí, hình ảnh thương hiệu nhạt nhòa: Dù đầu tư lớn, nhưng thiếu logic dẫn dắt thì mọi công phu sẽ không để lại giá trị truyền thông tương xứng.

2. Không xác định rõ đối tượng tham dự

Lễ kỷ niệm thường có sự tham gia của ban lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác. Việc xác định chính xác quy mô và đặc điểm khách mời là bước quan trọng để hỗ trợ các công tác sau tốt hơn:

Xác định vị trí chỗ ngồi giữ khách mời và khách VIP
Nhân sự có cách nhận biết và tiếp đón các khách VIP
Không bị bỏ lỡ, hoặc quên tri ân các nhà đầu tư, đối tác lớn
Tặng hoa, quà và tri ân các đối tác

3. Địa điểm tổ chức không phù hợp

Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.

Không tương xứng với quy mô sự kiện: không gian quá nhỏ gây chật chội, nhưng không gian quá rộng lại loãng không khí. Không gian không đủ khu vực cho lễ tân, khu check-in, tiệc trà hay hoạt động trải nghiệm.
Không phù hợp với đối tượng tham dự: Tổ chức tại địa điểm xa trung tâm, khó di chuyển khiến khách mời ngại tham dự hoặc đến trễ.
Không hỗ trợ kỹ thuật tốt: Âm thanh dội, ánh sáng kém, thiếu hệ thống chiếu hình, không có phòng chờ cho khách VIP…
Không ăn nhập với concept sự kiện: Ví dụ, sự kiện hướng đến không gian xanh, truyền cảm hứng mà lại tổ chức trong khách sạn kiểu cũ, thiếu bản sắc.

4. Thiếu kế hoạch chi phí rõ ràng

Không có các kế hoạch chi tiêu cụ thể, dẫn đến việc lãng phí ngân sách vào những trường hợp không đáng có

Trang trí sân khấu quá cầu kỳ nhưng thiếu kết nối với chủ đề.
Thuê MC/ca sĩ quá đắt đỏ nhưng lại không phù hợp với tệp khách mời.
In ấn ấn phẩm dư thừa, quà tặng đại trà, không mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp.
Chi nhiều vào truyền thông bên ngoài, nhưng lại thiếu chiến lược lan tỏa sau sự kiện.

5. Chi thiếu vào các hạng mục quan trọng

Cùng xuất việc không có ngân sách cụ thể, dẫn đến việc thiếu ngân sách, thiếu các hạng mục chi, khó có thể đáp ứng kịp các trường hợp cần khẩn cấp như

Chi tiêu không hợp lý trong các hạng mục hậu cần, mua sắm các vật dụng như nước, bánh, hoa….
Bỏ qua hạng mục media/hậu kỳ khiến sự kiện trôi qua mà không ghi lại được tư liệu truyền thông giá trị.
Không đầu tư vào trải nghiệm khách mời: không có tiết mục, quà tặng cho khách mời…

Vietpower tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới có gì đặc biệt

Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện cùng hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ đã được Vietpower tổ chức, chúng tôi luôn đặt sự chuyên nghiệp của mình vào các sản phẩm để đem đến cho khách hàng một buổi lễ ra mắt sản phẩm đầy cuốn hút và đặc sắc.

Chúng tôi luôn luôn đổi mới và sáng tạo để mang tới những sản phẩm mới mẻ nhất cho khách hàng. Tìm hiểu kỹ thị trường chính là điểm mạnh của công ty tổ chức sự kiện Vietpower. Bằng cách thấu hiểu chúng tôi sẽ đưa ra những giải pháp, chủ đề, kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm.

Với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm cùng với sự yêu nghề chính là điểm cộng cho sự chuyên nghiệp của Vietpower, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và lắng nghe ý kiến của các doanh nghiệp, hợp tác toàn diện để mang đến một chương trình thành công nhất . Bất kể bạn có yêu cầu gì hãy nói với chúng tôi.