Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chính là dịp để tổng kết chặng đường phát triển và là cơ hội tốt để khẳng định vị thế, tri ân khách hàng, đối tác và gắn kết đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi lễ thật sự chuyên nghiệp, truyền tải đúng thông điệp và mang lại dấu ấn khó phai, bạn cần một quy trình bài bản cùng sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trong bài viết này, Vietpower sẽ chia sẻ với bạn toàn bộ quy trình cũng như kinh nghiệm thực tế từ các dự án chúng tôi đã triển khai.

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Một buổi lễ kỷ niệm thành công bắt đầu từ một kế hoạch rõ ràng. Giai đoạn lập kế hoạch cần trả lời các câu hỏi cốt lõi:

1. Xác định chủ đề sự kiện tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để chủ đề không sáo rỗng hay trùng lặp, cần xây dựng dựa trên ba yếu tố cốt lõi:

•  Cột mốc thời gian: Chủ đề cần thể hiện rõ năm thứ bao nhiêu của doanh nghiệp: 5 năm – vững bước đầu tiên, 10 năm – chặng đường phát triển, 20 năm – vươn tầm và chuyển mình…
• Tinh thần thương hiệu: Chủ đề phải phản ánh được bản sắc văn hóa và ngành nghề của doanh nghiệp. Với công ty công nghệ, có thể hướng đến chủ đề hiện đại – đổi mới. Với doanh nghiệp giáo dục, ưu tiên giá trị tri thức – lan tỏa…
• Mục tiêu của buổi lễ: 

* Tôn vinh hành trình phát triển

*Tri ân đội ngũ, đối tác, khách hàng

*Truyền cảm hứng phát triển tương lai

2. Thiết lập kinh phí dự trù

• Ngoài kinh phí được xác định ban đầu, doanh nghiệp nên thiết lập bản dự trù để có thể phân bổ cân đối, đảm bảo sự kiện diễn ra thông suốt.
•  Dự trù chi phí cần chi tiết, ghi rõ các khoản chi đối với từng hoạt động rủi ro cụ thể.
• Doanh nghiệp nên thiết lập bản dự trù để đảm bảo tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty diễn ra thông suốt

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Thường diễn ra vào cuối tuần, trong khoảng thời gian nhân sự được nghỉ

Địa điểm: Thời gian: Tùy vào quy mô và kinh phí của các doanh nghiệp, có thể tự tổ chức  tại công ty, văn phòng làm việc bằng các bữa tiệc ngọt. Nhưng để chuyên nghiệp thì nên tổ chức bên ngoài cần lưu ý: 

• Phù hợp với số lượng người tham dự, có đầy đủ tiện nghi, cơ sở vật chất và thuận tiện trong việc di chuyển tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
• Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự, đầy đủ cơ sở vật chất và thuận tiện di chuyển.

4. Chuẩn bị công tác hậu cần

Công tác hậu cần bao gồm rất nhiều các đầu mục cần chuẩn bị:

• Công tác hậu cần bao gồm các công việc như thiết kế không gian, chuẩn bị trang thiết bị, công cụ cần thiết,… Những công việc này phải được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra và đảm bảo không có sai sót nào.
• Công tác hậu cần phải được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra
• Chạy thử chương trình và hiệu chỉnh phù hợp
• Sau khi hoàn tất các công đoạn phía trên, doanh nghiệp nên tiến hành chạy thử sự kiện, đồng thời chỉnh sửa các thông tin chưa phù hợp. Đây được xem là công đoạn quan trọng, giúp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian. 

5. Tổng duyệt chương trình và điều chỉnh phù hợp

Sau khi hoàn tất các công đoạn phía trên, doanh nghiệp nên tiến hành chạy thử sự kiện, đồng thời chỉnh sửa các thông tin chưa phù hợp. Đây được xem là công đoạn quan trọng, giúp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian

Chính nhờ sự đầu tư chỉn chu, buổi lễ không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn tạo được sự lan tỏa lớn trên truyền thông.

Rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Có rất nhiều rủi ro mà bạn không thể lường trước được nếu đây là lần đầu tiên bạn tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Kịch bản chương trình không rõ ràng

Kịch bản là “xương sống” của mọi sự kiện – đặc biệt với lễ kỷ niệm thành lập công ty. Nếu thiếu đi 1 kịch bản chi tiết: 

• Chương trình lộn xộn, thiếu điểm nhấn: Người tham dự không hiểu đâu là nội dung chính, dễ bị rơi khỏi mạch cảm xúc.
• Thời lượng vượt khung hoặc gián đoạn: Khi không phân bổ thời gian hợp lý, dễ gây nhàm chán hoặc gấp gáp.
• Khó phối hợp nhân sự – kỹ thuật: Từng bộ phận hậu trường sẽ không có căn cứ cụ thể để vận hành đúng thời điểm.
• Lãng phí chi phí, hình ảnh thương hiệu nhạt nhòa: Dù đầu tư lớn, nhưng thiếu logic dẫn dắt thì mọi công phu sẽ không để lại giá trị truyền thông tương xứng.

2. Không xác định rõ đối tượng tham dự

Lễ kỷ niệm thường có sự tham gia của ban lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác. Việc xác định chính xác quy mô và đặc điểm khách mời là bước quan trọng để hỗ trợ các công tác sau tốt hơn:

• Xác định vị trí chỗ ngồi giữ khách mời và khách VIP.
• Nhân sự có cách nhận biết và  tiếp đón các khách VIP.
• Không bị bỏ lỡ, hoặc quên tri ân các nhà đầu tư, đối tác lớn.
• Tặng hoa, quà và tri ân các đối tác.

3. Nội dung chương trình nhạt nhòa

Chương trình kém hấp dẫn là nguyên nhân hàng đầu khiến khách mời mất cảm hứng. Lễ kỷ niệm không chỉ có phát biểu và văn nghệ mà cần được thiết kế như một hành trình cảm xúc – xen kẽ giữa phần lễ trang trọng và phần hội sôi động.

Nên có các chương trình Gameshow, video hành trình, tiết mục đặc biệt… nếu được xây dựng hợp lý sẽ tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ và giúp thương hiệu ghi dấu trong lòng người tham dự.

4. Địa điểm tổ chức không phù hợp

Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời. 

• Không tương xứng với quy mô sự kiện: Sảnh quá nhỏ gây chật chội, sảnh quá rộng lại loãng không khí. Không gian không đủ khu vực cho lễ tân, khu check-in, tiệc trà hay hoạt động trải nghiệm.
• Không phù hợp với đối tượng tham dự: Tổ chức tại địa điểm xa trung tâm, khó di chuyển khiến khách mời ngại tham dự hoặc đến trễ.
• Không hỗ trợ kỹ thuật tốt: Âm thanh dội, ánh sáng kém, thiếu hệ thống chiếu hình, không có phòng chờ cho khách VIP…
• Không ăn nhập với concept sự kiện: Ví dụ, sự kiện hướng đến không gian xanh, truyền cảm hứng mà lại tổ chức trong khách sạn kiểu cũ, thiếu bản sắc.

5. Thiếu kế hoạch chi phí rõ ràng

Không có các kế hoạch chi tiêu cụ thể, dẫn đến việc lãng phí ngân sách vào những trường hợp không đáng có

• Trang trí sân khấu quá cầu kỳ nhưng thiếu kết nối với chủ đề.
• Thuê MC/ca sĩ quá đắt đỏ nhưng lại không phù hợp với tệp khách mời.
• In ấn ấn phẩm dư thừa, quà tặng đại trà, không mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp.
• Chi nhiều vào truyền thông bên ngoài, nhưng lại thiếu chiến lược lan tỏa sau sự kiện.

6. Chi thiếu vào các hạng mục quan trọng

Cùng xuất việc không có ngân sách cụ thể, dẫn đến việc thiếu ngân sách, thiếu các hạng mục chi, khó có thể đáp ứng kịp các trường hợp cần khẩn cấp như

• Chi tiêu không hợp lý trong các hạng mục hậu cần, mua sắm các vật dụng như nước, bánh, hoa….
• Bỏ qua hạng mục media/hậu kỳ khiến sự kiện trôi qua mà không ghi lại được tư liệu truyền thông giá trị.
• Không đầu tư vào trải nghiệm khách mời: không có tiết mục, quà tặng cho khách mời… 

Vietpower tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty có gì đặc biệt?

Tự hào là đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm uy tín hàng đầu. Vietpower cam kết mang lại cho các bạn những trải nghiệm tuyệt vời và trọn vẹn nhất. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, những bản kế hoạch mới mẻ và độc đáo. Chắc chắn là nơi biến những giấc mơ về kỷ niệm thành lập công ty thành hiện thực với sự sáng tạo và tinh tế không giới hạn.

• Với  kinh nghiệm 10 năm dày dặn, thực chiến tại nhiều sự kiện lớn nhỏ
• Dịch vụ toàn diện từ thiết kế, tổ chức cho đến quản lý sự kiện
• Sáng tạo và chuyên nghiệp đối với từng yêu cầu cụ thể
• Quản lý chi tiết đảm bảo các hoạt động sự kiện được diễn ra suôn sẻ
• Hỗ trợ khách hàng 24/7, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng 

Với những kinh nghiệm về chuyên môn trên, Vietpower tự tin là giải pháp, mang lại cho doanh nghiệp của bạn một dịch vụ tốt nhất và chuyên nghiệp nhất. 

Dự án Vietpower đã tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Vietpower tự hào là đơn vị đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn như Vietcombank, Hòa Phát… trong các dịp trọng đại như khánh thành, kỷ niệm thành lập, lễ tri ân khách hàng.

Lễ kỷ niệm thành lập là dấu mốc đặc biệt đối với mọi doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện này một cách chuyên nghiệp, chỉn chu, đúng mục tiêu sẽ mang lại nhiều giá trị hơn là một buổi lễ đơn thuần. Dù bạn lựa chọn tự tổ chức hay sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, hãy đảm bảo quy trình được chuẩn bị kỹ lưỡng và luôn ưu tiên trải nghiệm của người tham dự.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tổ chức lễ kỷ niệm chuyên nghiệp, sáng tạo, tối ưu chi phí, Vietpower chính là sự lựa chọn tin cậy. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!