Tổ chức lễ khởi công là một nghi thức khởi đầu cho quá trình xây dựng mang đậm yếu tố tâm linh trong truyền thống văn hóa của người Việt. Đánh dấu bắt đầu quy trình chính của công trình xây dựng hoặc nhà ở dự án, nhà máy, trung tâm thương mại để chọn các quy trình lớn nhất của Nhà nước. Không chỉ mang ý nghĩa về mặt thi công, lễ khởi công còn là dịp để doanh nghiệp khẳng định uy tín, tạo dấu ấn cho đối tác, khách hàng và truyền thông.

Quy trình tổ chức lễ khởi nghiệp dành cho doanh nghiệp tự tổ chức

Để tổ chức buổi lễ khởi công cần rất nhiều bước chuẩn bị trước đó, không đơn giản chủ yếu là hoạt động nghi lễ. Dưới đây là tổng hợp các bước bạn cần lưu ý khi thực hiện khởi động: 

1. Hoàn thiện các quy trình thủ tục theo quy định của Nhà nước

Trước khi tổ chức lễ khởi công, doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ pháp lý theo quy định hành động. Đây là nền tảng bắt buộc giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về pháp lý trong quá trình khai báo.Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ pháp lý:

• Giấy phép xây dựng.
• Phê duyệt tổng quát
• Báo cáo đánh giá môi trường tác nghiệp (nếu có).
• Văn bản chấp thuận của địa phương cho phép tổ chức sự kiện trên khu đất.

2. Thông báo truyền thông về buổi lễ khởi động

Việc Truyền thông trước sự kiện rất quan trọng, nó sẽ giúp tạo ra sự thu hút công chúng và khẳng định vị trí dự án. Có thể thông báo qua các phương tiện truyền thông như: 

• Thông báo chí.
• Thư mời đối tác, khách hàng.
• Truyền thông nội bộ.
• Website doanh nghiệp và mạng xã hội.
• Đặt bài PR trên báo chí, KOLs.
• Họ báo ra mắt (nếu là dự án lớn).

3. Chuẩn bị thiết bị cho buổi khởi động

Sau khi đã xác định thời gian – địa điểm – kịch bản, cần tiến hành các hạng mục về các công việc hậu cần. Đây là giai đoạn tốn nhiều công sức nhất, Yêu cầu kế hoạch chi tiết và phân tích rõ ràng. Một số công việc cần chuẩn bị như các hạng mục:

• In banner, Standee, thư mời.
• Quà tặng sự kiện.
• Dựng sân khấu, nhà đổ.
• Thuê thiết bị âm thanh – light.
• Sách nhân sự MC, PG, kỹ thuật.
• Kiểm tra điện – nước tại khu vực tổ chức.

4. Tổng duyệt trước khi tổ chức lễ khởi công

Hoàn tất công việc lắp đặt ít nhất 1 ngày trước sự kiện :

• Sân khấu, âm thanh, ánh sáng.
• Bục xúc cát, bàn ghế, nhà trải.

Tổ chức tổng duyệt cho toàn bộ ekip:

• MC, kỹ thuật, biểu diễn văn nghệ, điều phối chương trình.
• Tổng duyệt chương trình chạy từ đầu đến cuối 1 như trước khi diễn ra.

5. Triển khai tổ chức khởi động

Trong ngày lễ chính thức thường có 5 hoạt động chính dưới đây: 

• Đón tiếp khách mời : Lễ tân, PG hỗ trợ check-in, hướng dẫn vị trí ngồi.
• bản MC điều phối chặt chẽ : Đảm bảo đúng tiến trình chương trình.
• Các mục biểu diễn (nếu có) : Múa trống hội, múa lân sư rồng, văn nghệ.
• Nghi thức chính : Phát biểu biểu hiện của đại diện chủ đầu tư, chính quyền, đối tác – Bấm nút khởi công / xúc cát động thổ – Bắn pháo điện / thả bong bóng / khói màu (bạch ngân sách).
• Giao lưu – tiệc nhẹ (nếu có) : Trà nước, tiệc buffet nhẹ.

6. Buổi lễ khởi động

Sau khi kết thúc chương trình chính, đội ngũ hậu cần tiến hành thu gọn, rút ​​thiết bị, đảm bảo trả lại mặt bằng sạch sẽ, sẵn sàng cho thi công. Đừng quên gửi lời cảm ơn đến đại biểu và truyền thông qua email, thư tay hoặc tin nhắn.

Rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ khởi động

Dưới đây là tổng hợp những rủi ro mà bạn có thể gặp phải khi sự kiện tự động như kế hoạch không chuẩn, dẫn đến thiếu nhiều mục tiêu không hoàn hảo và gặp nhiều sự cố. 

1. Không rõ ràng về kế hoạch khởi động

Một buổi lễ khởi động chuyên nghiệp không thể thiếu một kế hoạch chuẩn bị được chuẩn bị sớm, đặc biệt với những dự án có mô-đun lớn hoặc mời nhiều khách mời quan trọng. Kế hoạch này sẽ bao gồm các hạng mục như:

•  Danh sách và cách khách mời (có thể gửi kèm theo chỉ dẫn sơ đồ, tổ chức xe đưa ra nếu địa điểm xa). Nếu không có danh sách khách mời sẽ dễ gây ra sự thiếu sót, có thể hiện sự không chuyên nghiệp và dễ mất chữ “tín” với khách hàng, đối tác
• kịch bản chương trình rõ ràng cho MC, đảm bảo sự thuận lợi của chương trình. Vì họ chính là thiết bị cho doanh nghiệp, ban tổ chức trước đây và truyền thông nên tránh để MC dẫn sai thông tin, đọc sai tên các đối tượng, mất khả năng tín hiệu của doanh nghiệp
• Trang thiết bị cần thiết như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trải rộng và hệ thống điện,… chúng tôi có thể thực hiện quy mô và tầm cỡ của doanh nghiệp nên trách nhiệm để sa ngã trong các thiết bị này.
• Bên cạnh đó, nhân sự cũng cần được phân công cụ, từ đón tiếp, điều phối, kỹ thuật cho đến hậu cần. 

Một kế hoạch tốt sẽ giúp chương trình diễn thuyết được chia sẻ, tạo ra biểu tượng tốt cho người tham dự.

2. Không chuyển trước thời điểm yếu tố

Lễ động thú thường diễn ra ngoài trời nên thời tiết là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. Tuy nhiên, không phải lúc nào dự báo thời tiết cũng chính xác tuyệt đối. Vì vậy, ban tổ chức cần thiết 

• chủ động chuẩn bị các phương án dự phòng cho các vấn đề như mưa gió, nắng nóng hoặc gió mạnh. 
• Những giải pháp bảo vệ phổ biến bao gồm: dốc bạt chắc chắn cho khu vực nghi lễ, bố trí bãi che ở bãi đậu xe, chuẩn bị ô dù và phương tiện tiện lợi đón khách ra vào khu vực tổ chức. 
• Đã xảy ra rủi ro trước đó từ thời điểm không chỉ đảm bảo an toàn mà vẫn có thể hiện diện là chuyên nghiệp của ban tổ chức.

3. Bỏ qua kế hoạch tổ chức lễ khởi công

Không có bất kỳ kế hoạch nào là hoàn hảo tuyệt đối. Do đó, bên cạnh việc xây dựng một bản chương trình chi tiết, các doanh nghiệp không nên bỏ qua các kế hoạch dự phòng, vì vậy: 

• doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm 1–2 phương án dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến ​​như mất điện, hỏng thiết bị, cố gắng giao thông, khách mời nhanh giờ hoặc điều kiện thay đổi chi tiết.
•  Công việc chủ yếu trong việc thiết lập kế hoạch B và C sẽ giúp cấm các biến ứng dụng của tổ chức một cách kịp thời, hạn chế tối đa đoạn đoạn và sự kiện chất lượng duy trì.
•  Đây cũng là yếu tố thể hiện tính chuyên nghiệp và khả năng quản lý rủi ro hiệu quả của đội ngũ tổ chức.

4. Bỏ rơi về phong thủy, tâm linh khi tổ chức lễ khởi công

Trong thời đại hiện đại hóa, nhiều người dễ coi nhẹ khía cạnh này, cho rằng đó là mê tín, từ đó dẫn đến việc tổ chức qua loa, thiếu trang béo và không đúng chuẩn mực như

• Xem nhẹ ngày giờ lành, hướng động thổ, tuổi người đại diện.

• Tổ chức sai quy định dễ gây nguy hiểm về hạn chế.
• Cần tham khảo chuyên gia phong thủy hoặc người có chuyên môn.

Do đặc điểm văn hóa vùng miền khác nhau , việc chuẩn bị lễ vật cần được nghiên cứu kỹ lưỡng theo phong tục tập quán địa phương, tránh những thiếu sót đáng tiếc hoặc bối rối dẫn đến vi phạm nghi thức cúng bái

• ý nghĩa có thể thực hiện lòng thành và kính trọng với thần linh, thổ địa cai quản khu đất. 
• Việc bỏ sót trong chuẩn bị lễ vật có thể là thiếu thành tâm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả tâm linh của buổi lễ. 
• Ngày hôm nay, lễ vật có thể đơn giản hóa nhưng vẫn cần đầy đủ các món cơ bản như: bộ tam sên (thịt tôm, trứng sống), gà bột, hoa kinh, nhang đèn, trầu cau, vàng mã, rượu,….

Lưu ý khi tổ chức lễ khởi động

1. Lựa chọn ngày giờ hoàng đạo

Trong văn hóa Á Đông, ngày giờ hoàng đạo mang ý nghĩa tâm linh và phong thủy sâu sắc.

•  Đây là thời điểm được cho là sự phù hợp của các vị thần linh, đem lại nhiều lợi ích và may mắn khi tiến hành các công việc quan trọng. 
• Do đó, khi tổ chức lễ khởi động nhà máy, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến việc chọn ngày và giờ đẹp. 
• Đồng thời, cần tránh những khung giờ xấu – dù cho rơi vào ngày tốt – để không phạm vào điều đại kỵ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình xây dựng và vận hành nhà máy sau này.

2. Yếu tố thủy tinh trong việc xây dựng nhà máy

Phong thủy không phải là mê tín, mà là một học thuyết khoa học được hình thành từ việc quan sát và tổng hợp các yếu tố tự nhiên như địa hình, hướng gió, dòng nước… đây là bước quan trọng không thể bỏ qua vì:

• Việc lựa chọn vị trí khởi công công nhà máy cần thận đến yếu tố phong thủy để đảm bảo sự thuận lợi trong kinh doanh, ổn định về nhân sự và vận động hành động chia sẻ.
• Một địa thế “vượng khí”, hướng đất tốt, hợp mệnh chủ đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp “ăn nên làm ra”, phát triển bền vững theo thời gian. 

3. Theo dõi và dự phòng yếu tố thời tiết

Thời tiết là một yếu tố quý khách nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của buổi lễ. 

• Dù đã chọn những ngày tốt lành, nếu thời tiết không hỗ trợ – mưa to, nắng nóng hay gió lớn – cũng sẽ làm giảm chất lượng sự kiện, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.
•  Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án dự phòng kỹ thuật lưỡng: lưỡng tính, ô che, thiết bị chống ẩm cho hệ thống âm thanh sáng nhẹ… hoặc đơn giản hơn, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý phù hợp với mọi tình huống phát sinh.

Vietpower – giải pháp gói khởi động tổ chức lễ hội

Với hơn 10 kinh nghiệm trong các sự kiện tổ chức chuyên ngành, chúng tôi có đội ngũ nhân sự chuyên môn và quy trình chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đáp ứng mọi sự kiện.

1. Tiếp nhận thông tin & khảo sát thực tế

Ngay khi tiếp tục nhận được yêu cầu từ khách hàng, đội ngũ Vietpower sẽ:

• Trao đổi chi tiết về thời gian, địa điểm, quy mô, mục tiêu tổ chức lễ khởi động.
• Cử nhân đến khảo sát bằng thực tế , đo chỉ và đánh giá các yếu tố liên quan như: địa hình, điện – nước, hoàng đi, khả năng thi công sân khấu, dựng sân khấu…

2. Tư vấn ý tưởng – lên kịch bản tổ chức lễ khởi công

Tùy vào ngân sách và thông tin tiêu điểm, Vietpower sẽ xuất ra:

• Khái niệm chương trình phù hợp : trang trọng – hiện đại, truyền thống – sáng tạo…
• bản chi tiết từng phút , đảm bảo liền mạch, cuốn hút và có điểm nhấn.
• Gửi bản thiết kế 2D/3D sân khấu, khu vực đón tiếp, phông nền, vật lễ nghi…

3. Báo giá và ký đồng

Hiện tại Vietpower là đơn vị chủ động bao gồm sự kiện nhân sự và trang thiết bị tại xưởng nên luôn sẵn sàng báo giá tốt nhất dành cho khách hàng.

• Gửi bảng báo giá chi tiết, rõ ràng từng hạng mục, minh bạch.
• Điều chỉnh hoạt động theo ngân sách của khách hàng.
• Ký kết hợp đồng dịch vụ và bắt đầu phát triển khai báo.

4. Thi công – setup sự kiện

Nhân sự Vietpower trực tiếp thực hiện công việc – setup sự kiện đảm bảo tính thống nhất của ý tưởng và chủ động về thời gian

• Xây dựng sân khấu, lắp đặt âm thanh ánh sáng, cổng chào…
• Sắp xếp bàn ghế, khu vực lễ tân, thảm đỏ, bàn nghi lễ.
• Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ khởi động : xẻng vàng, nón bảo hộ, khay cát, pháo điện…
• Thiết lập các mục: múa lân, trống hội, văn nghệ (nếu có).

5. Điều phối & tổ chức lễ khởi động

Đội ngũ điều phối sự kiện chuyên nghiệp với tinh thần nhà VietPower dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi có đầy đủ nhân các bộ phận và tất cả đều được cam kết chất lượng tốt nhất.

• MC chuyên nghiệp dẫn chương trình mạch lạc, trang trọng.
• Điều phối lễ nghi: phát biểu, xúc cát, nhấn nút khởi công, chụp hình lưu niệm.
• Nhóm ngũ nhân hỗ trợ kỹ thuật, hậu tố cần thiết, PG luôn sẵn sàng xử lý vấn đề.

6. Trường kết thúc & bàn giao tiếp

• Dọn dẹp, loại bỏ toàn bộ thiết bị, đảm bảo sạch sẽ.
• Bàn giao đầy đủ, hiện trạng đúng cho đầu tư.
• Gửi hình ảnh báo cáo, sự kiện hậu tố video (nếu sử dụng dịch vụ quay phim/chụp ảnh).

Liên hệ ngay Vietpower để được hỗ trợ tư vấn dịch vụ tốt nhất – Nâng tầng thương hiệu doanh nghiệp của bạn!