Tổ chức lễ khánh thành là cột mốc quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một công trình, nhà máy, văn phòng hay dự án mới. Không chỉ mang ý nghĩa thông báo sự ra đời của một thương hiệu hoặc công trình, lễ khánh thành còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp ghi dấu ấn với đối tác, khách hàng và truyền thông. Vậy quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp như thế nào? Cùng Vietpower tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Kịch bản tổ chức lễ khánh thành thành dành cho doanh nghiệp tự tổ chức

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, việc xây dựng một kịch bản tổ chức chi tiết theo timeline hợp lý là vô cùng cần thiết. Đây chính là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho sự kiện. Dưới đây là 8 bước quan trọng trong khung kịch bản lễ khánh thành chuyên nghiệp:

1. Đón khách và ổn định chỗ ngồi

Là giai đoạn quan trọng nhất, thể hiện sự chu đáo và tôn trọng đối với khách mời.

•  Đại diện chào đón khách, thường là người trong công ty hoặc đại diện từ nhà đầu tư, cùng với đội ngũ 6 – 10 PG chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ khách check-in và sắp xếp chỗ ngồi. 

2. Văn nghệ mở màn

Sau khi khách đã ổn định chỗ ngồi, MC sẽ giới thiệu các tiết mục văn nghệ chào mừng. 

• Những tiết mục này cần được lựa chọn kỹ càng để mang lại không khí vui tươi và thu hút sự chú ý của khách mời. 
• Các tiết mục văn nghệ như nhảy, múa, trống và nhạc có thể thuê ngoài cần được tổng duyệt, giúp tăng thêm tính chuyên nghiệp và sự cuốn hút của buổi lễ

3. Khai mạc chương trình và giới thiệu đại biểu

Sau phần văn nghệ mở màn, buổi lễ khánh thành tiếp tục với khai mạc chương trình và giới thiệu đại biểu. 

• MC sẽ đảm nhận vai trò quan trọng trong việc giới thiệu tổng quan về chương trình và các khách mời quan trọng. 
• Các đại biểu sẽ được giới thiệu một cách chuyên nghiệp, nhấn mạnh vào vai trò và đóng góp của họ vào sự kiện

4. Phát biểu của ban lãnh đạo, đối tác

MC sẽ mời chủ công ty hoặc chủ dự án lên sân khấu để chia sẻ về lịch sử thành lập công ty, mục tiêu xây dựng dự án, và tầm nhìn cho tương lai. 

• Họ sẽ phát biểu cảm nghĩ cá nhân hoặc tuyên bố khai mạc chương trình
• Đây là cơ hội để khán giả hiểu rõ hơn về ý nghĩa và ý tưởng đằng sau công trình mới. 
• Đối với các chủ doanh nghiệp nước ngoài, việc chuẩn bị phiên dịch viên là cần thiết

5. Nghi lễ cắt băng khánh thành

Phần nghi thức cắt băng khánh thành là điểm nhấn quan trọng. Là khoảnh khắc chính thức đánh dấu sự khởi đầu và hoàn thành của công trình. 

• MC mời lên sân khấu những đối tác quan trọng và chủ đầu tư để thực hiện nghi lễ.
• Ban lãnh đạo và các khách mời quan trọng sẽ cùng nhau tham gia vào nghi lễ này, biểu thị sự hợp tác và thành công chung.
•  Nghi thức cắt băng mang theo ý nghĩa tượng trưng về sự may mắn và thịnh vượng cho dự án.

6. Tham quan công trình, dùng tiệc

Sau các nghi lễ khánh thành, khách mời được dẫn tham quan công trình, khám phá chi tiết và trải nghiệm sản phẩm (nếu có).

• Tổ chức các buổi teabreak, tiệc ngọt,….để mọi người giao lưu, chia sẻ ấn tượng và đánh giá về dự án mới.
•  Đối với hoạt động này doanh nghiệp có thể tự tổ chức, nhưng để chuyên nghiệp và phù hợp hơn cho các dự án lớn nên thuê các bên cung cấp dịch vụ catering. 

7. Kết thúc chương trình

Phần kết thúc lễ khánh thành bao gồm lễ bế mạc và việc tặng quà cho khách mời. 

• MC sẽ mời đại diện của công ty lên phát biểu bế mạc và gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các khách mời đã đến dự. 
• Đội PG sẽ sắp xếp ở lối ra để tiễn khách và trao những món quà lưu niệm.

Rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành là sự kiện có tính chất trang trọng, mang giá trị truyền thông và đánh dấu bước ngoặt của một công trình, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu tự tổ chức mà thiếu kinh nghiệm hoặc không có đội ngũ chuyên nghiệp, bạn có thể gặp nhiều rủi ro sau:

1. Phát sinh nhiều chi phí không trong kế hoạch

Theo thống kê và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức lễ khánh thành sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch. Lý do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên không thể quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh.

2. Kịch bản thiếu chuyên nghiệp – chương trình rời rạc

Mặc dù các quy trình kịch bản có sẵn trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế là một vấn đề khác. Với một doanh nghiệp chưa có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện thì đây là một vấn đề đau đầu.

• Không có người xây dựng kịch bản chi tiết dễ dẫn đến chương trình thiếu mạch lạc, không có điểm nhấn.
• MC dẫn không ăn khớp với phần phát biểu, biểu diễn, khiến buổi lễ trở nên nhàm chán.
• Không lường trước được các tình huống phát sinh dẫn đến chương trình bị gián đoạn.

3. Hậu cần, kỹ thuật dễ gặp trục trặc

Việc lần đầu tiên tổ chức khánh thành không có sẵn bảng chuẩn bị chi tiết đầy đủ rất dễ gặp thiếu sót những trang thiết bị quan trọng và gặp vấn đề không biết cách xử lý kịp thời.

• Âm thanh bị rè, mic không hoạt động, ánh sáng không đủ sáng – gây mất thiện cảm với khách mời.
• Không chuẩn bị đầy đủ thiết bị: xẻng khởi công, băng khánh thành, kéo, khay lễ, ruy băng…
• Không có phương án dự phòng khi trời mưa, mất điện hoặc khách mời đông vượt dự kiến.

4. Thiết kế không gian thiếu thẩm mỹ, kém chuyên nghiệp

Yếu tố không gian, thẩm mỹ là yếu tố khó đánh giá nhất nếu bạn không có chuyên môn. Thông thường bạn sẽ bị phân vân giữa nhiều luồng ý kiến cho rằng như này đẹp như kia mới đẹp. Nếu có đạo diễn hình ảnh chuyên nghiệp sẽ có góc nhìn thẩm mỹ chuẩn nhất phù hợp với khách hàng mục tiêu. 

• Tự làm backdrop, sân khấu, cổng chào có thể dẫn đến thiết kế kém ấn tượng, màu sắc lạc tông, không đồng nhất thương hiệu.
• Dàn dựng sơ sài khiến buổi lễ giống một buổi họp nội bộ hơn là một sự kiện trọng đại.

5. Thiếu đội ngũ vận hành – khó kiểm soát tình huống

Nếu tự tổ chức thường sẽ tận dụng nhân sự của công ty. Ty nhiên nhân sự công ty không có chuyên môn sự kiện, họ có thể thực hiện công việc được phân công nhưng khả năng điều phối hoặc xử lý tình huống sẽ không có như nhân sự chuyên tổ chức sự kiện

• Không có đội điều phối khách, tiếp tân, kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng.
• Dễ rối loạn khi khách mời đến đông, phát biểu sai thứ tự, không kiểm soát được giờ giấc, thiếu người xử lý khủng hoảng truyền thông (nếu có).

6. Mất cơ hội truyền thông – tốn công mà không hiệu quả

Truyền thông là bước rất quan trọng, vì đây là hoạt động diễn ra trực tiếp và xuyên suốt, không thực hiện lần 2 nên việc ghi lại hình ảnh ngay lập tức đẹp và sắc nét là vô cùng cần thiết. Nếu không có hình ảnh, video đẹp sẽ không thể diễn tả được mức độ hoành tráng, chỉnh chu của sự kiện. 

• Không có kịch bản quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp khiến hình ảnh sự kiện không đẹp, không dùng được sau này.
• Không có người chạy truyền thông, lên tin tức – fanpage – báo chí => buổi lễ trôi qua không để lại dấu ấn.

Vietpower tổ chức lễ khánh thành có gì đặc biệt?

Tổ chức lễ khánh thành không đơn giản là dựng sân khấu, mời khách và cắt băng. Với Vietpower, mỗi buổi lễ là một sản phẩm sáng tạo truyền thông, là khoảnh khắc ghi dấu ấn thương hiệu và truyền cảm hứng mạnh mẽ đến đối tác, khách hàng. Vậy điều gì khiến Vietpower khác biệt?

1. Concept lễ khánh thành “đo ni đóng giày” theo từng thương hiệu

Không sao chép khuôn mẫu, Vietpower luôn:

• Tư duy ý tưởng mới lạ dựa trên ngành nghề, giá trị cốt lõi và định vị thương hiệu của khách hàng.
• Thiết kế sự kiện với chủ đề, màu sắc, âm nhạc, kịch bản đồng nhất và đồng bộ.
• Biến buổi lễ thành một “bản sắc riêng” không trùng lặp với đối thủ cùng ngành.

2. Kịch bản giàu cảm xúc – truyền thông mạnh mẽ

Vietpower không chỉ lập kế hoạch, mà còn kể một câu chuyện đầy cảm xúc thông qua:

• Dẫn dắt MC chuyên nghiệp, truyền cảm.
• Các tiết mục nghệ thuật giàu tính biểu tượng: múa tương tác, trình diễn ánh sáng, trình chiếu lịch sử hình thành doanh nghiệp.
• Khoảnh khắc cắt băng – bấm nút – phóng sinh – thả bóng bay… được đạo diễn như một điểm nhấn “bùng nổ” cảm xúc.

3. Thiết kế không gian đẳng cấp, hiện đại

Tại Vietpower có sẵn đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp phục vụ cho sự kiện, được trao đổi và đồng bộ ý tưởng triển khai với đạo diễn chương trình

• Backdrop – sân khấu – khu đón tiếp được thiết kế 2D/3D tinh tế, tối ưu cả công năng và thẩm mỹ.
• Dùng thiết bị hiện đại: màn hình LED, âm thanh ánh sáng tiêu chuẩn sự kiện lớn, cổng chào tự động…
• Không gian tiệc nhẹ được chăm chút với phong cách decor sang trọng, tinh tế.

4. Đội ngũ sự kiện chuyên nghiệp – vận hành mượt mà

Tất cả các bộ phận tổ chức sự kiện Vietpower luôn sẵn sàng – đó là đội ngũ của công ty luôn được đào tạo chuyên sâu và tuân thủ quy tắc mang lại dịch vụ tốt nhất:

• Hơn 200 nhân sự chuyên trách từng hạng mục: kỹ thuật, hậu cần, điều phối khách, truyền thông…
• Quy trình triển khai theo tiêu chuẩn ISO, có checklist kiểm soát rủi ro.
• MC, PG, điều phối viên đồng bộ trang phục, lịch thiệp – chuyên nghiệp.

5. Dịch vụ trọn gói – không phát sinh – tối ưu chi phí

Vietpower là một trong số ít công ty hiện nay có thể cung cấp dịch vụ trọn gói tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẵn sàng con người và trang thiết bị tại kho, luôn đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.

• Chỉ cần cung cấp mục tiêu, Vietpower lo toàn bộ từ A-Z.
• Tư vấn ngân sách thông minh: chi tiêu đúng chỗ, tạo hiệu quả cao nhất.
• Cam kết không chi phí ẩn, không phát sinh bất ngờ, hợp đồng rõ ràng.

Liên hệ ngay Vietpower để được hỗ trợ tư vấn tốt dịch vụ tốt nhất – Nâng tầng thương hiệu doanh nghiệp của bạn