Tổ chức lễ khai trương là thời điểm thương hiệu cất tiếng nói đầu tiên trên thị trường và ghi lại dấu ấn mạnh mẽ nhất trong lòng khách hàng. Chính vì vậy, cần một quy trình tổ chức chuyên nghiệp, có chiến lược, có thông điệp và có bản sắc. Hãy cùng Vietpower khám phá toàn bộ quy trình tổ chức lễ khai trương – từ kế hoạch đến triển khai thực tế – để tạo nên một dấu mốc khởi đầu thật sự bùng nổ và đáng nhớ.

Quy trình tổ chức sự lễ trương chuyên nghiệp

Dưới đây là quy trình 10 bước tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp nhất mà bạn có thể tham khảo từ Vietpower:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi bắt tay vào bất kỳ khâu chuẩn bị nào, doanh nghiệp cần trả lời:“Chúng ta tổ chức lễ khai trương để làm gì?”. Mỗi mục tiêu sẽ kéo theo cách xây dựng nội dung, cách mời khách, lựa chọn địa điểm, kịch bản chương trình và chiến lược truyền thông tương ứng. Một số mục tiêu phổ biến có thể bao gồm:

• Giới thiệu thương hiệu mới ra mắt
• Thu hút sự chú ý từ truyền thông, khách hàng mục tiêu
• Tạo sự kiện mang tính cột mốc để truyền thông dài hạn
• Kết nối với đối tác, nhà đầu tư, cộng đồng địa phương
• Gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, bài bản từ ngày đầu tiên.

Bước 2: Xác định ngân sách

Đồng thời bạn cũng xác định ngân sách và dự toán chi phí cho các hạng mục dùng trong lễ khai trương.

Ngân sách nên được phân bổ theo từng nhóm hạng mục:

• Hạng mục chính: địa điểm, âm thanh ánh sáng, backdrop, MC, nội dung chương trình.
• Truyền thông: chụp ảnh, quay phim, phát ngôn báo chí, nội dung mạng xã hội.
• Tiếp đón khách mời: thiệp mời, quà tặng, tiệc nhẹ…
• Dự phòng: 10–15% ngân sách cho các tình huống phát sinh.

Bước 3: Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục tiêu và ngân sách, bạn cần lên kế hoạch chi tiết dựa trên các yếu tố sau:

• Lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý, tránh trùng vào các sự kiện lớn khác. Điều này sẽ đảm bảo lượng khách tham gia đông đảo. Ngoài ra, cũng là “ngày lành tháng tốt” cho các hoạt động trọng đại sẽ diễn ra trong lễ khai trương.
• Cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp với không gian, số lượng khách mời và chủ đề của buổi lễ. Đảm bảo sự thoải mái cho khách mời.

Xây dựng kịch bản chi tiết gồm các phần chính:

• Lễ khai trương chính thức: Cắt băng, phát biểu và giới thiệu.
• Các hoạt động giải trí: Biểu diễn nghệ thuật, múa lân,…
• Quà tặng hay các chương trình ưu đãi cho khách mời tham gia.
• Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
• Lên kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết

Bước 4: Setup và kiểm tra trước khi diễn ra chương trình

Thuê nhân sự

Thuê nhân sự cũng là một trong những bước quan trọng trong quá trình tổ chức lễ khai trương. Bao gồm các chức vụ tiêu biểu như:

• Nên thuê các MC để đảm bảo cho tính chuyên nghiệp, người mà có khả năng dẫn chương trình để tạo bầu không khí sôi động cũng như dẫn dắt sự kiện hoàn hảo.
• Sử dụng nhân viên của doanh nghiệp để phân công công việc như Lễ tân, nhân viên phục vụ để hướng dẫn và chăm sóc khách mời một cách chu đáo.
• Bảo vệ, an ninh để đảm bảo sự kiện được diễn ra sự kiện.

Bước 5: Trang trí không gian tổ chức

Tiếp đến, bạn cần lựa chọn phong cách trang trí cho lễ khai trương. Điều này cần phù hợp chủ đề sự kiện cũng như làm nổi bật thương hiệu của doanh nghiệp. 

• Bạn có thể tham khảo sử dụng các tiểu tiết như bong bóng, hoa tươi, banner, băng rôn,… để trang trí. 
• Ngoài ra, hãy đảm bảo có những bảng hiệu và chỉ dẫn để dễ dàng nhận diện và di chuyển đến đúng địa điểm.
• Tuy nhiên bạn vẫn nên thuê 1 tổ chức chuyên nghiệp để đảm nhận vai trò này trong việc setup trang trí, lắp ráp backled… 

Bước 6: Tổ chức lễ khai trương

Trong bước tổ chức lễ khai trương bạn cần đảm bảo 3 phần chính gồm:

• Chào đón khách mời, đảm bảo khách mời được đón tiếp nồng nhiệt và được check in đầy đủ.
• MC bắt đầu chào mừng và mời địa diện lên phát biểu khai mạc chương trình.
• Tri ân nhà tài trợ, đối tác 
• Hoạt động cắt băng khai trương.
• Văn nghệ
• Kết thúc

Bước 7: Kết thúc lễ khai trương

Sau khi lễ khai trương kết thúc, các đơn vị tổ chức cùng nghiệm thu lại các hạng mục của lễ khai trương. Đồng thời kiểm soát các hạng mục phát sinh, đánh giá sự kiện để đội ngũ có thể rút kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi thư cảm ơn đến các khách mời đã tham gia sự kiện kèm những ưu đãi đặc biệt.

Bước 8: Đo lường hiệu quả

Bước cuối cùng trong quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương là đo lường hiệu quả. 

• Bạn có thể kiểm tra số lượng khách mời tham gia và mức độ quan tâm qua các hoạt động tương tác trên mạng xã hội. 
• Hoặc lắng nghe ý kiến khách mời về sự kiện để cải tiến cho các sự kiện tiếp theo.

Lưu ý truyền thông sự kiện lễ khai trương

Truyền thông là bước rất quan trọng và ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu của doanh nghiệp, sự kiện khai trường bùng nổ tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng là bước đệm lớn cho các hoạt động sau này.

1. Truyền thông trước ngày khai trương

Đây là giai đoạn khởi động để công chúng biết đến sự kiện. Bạn nên triển khai các hoạt động như:

• Đăng bài giới thiệu sự kiện trên website, fanpage, email, báo chí;
• Thiết kế bộ nhận diện sự kiện (key visual, poster, banner) đồng bộ
• Tạo đếm ngược (countdown) hoặc mini game để thu hút tương tác
• Gửi thư mời kèm thông tin nổi bật (ưu đãi ngày khai trương, sự góp mặt của KOLs, tiết mục đặc biệt…)
• Nếu sự kiện hướng đến cộng đồng, có thể đăng ký sự kiện lên nền tảng truyền thông sự kiện địa phương.

2. Truyền thông trong khi tổ chức khai trương

Trong ngày diễn ra khai trương, cần có kế hoạch truyền thông đồng hành:

• Livestream các phân đoạn hấp dẫn (nghi lễ cắt băng, phần phát biểu, bốc thăm trúng thưởng…);
• Chụp ảnh, quay video chuyên nghiệp để ghi lại toàn bộ diễn biến;
• Mời KOLs, báo chí tham dự và chia sẻ về sự kiện;
• Tạo hashtag chính thức, khuyến khích khách mời check-in chia sẻ lên mạng xã hội.

3. Truyền thông sau khi tổ chức khai trương

Sự kiện kết thúc không có nghĩa là hoàn thiện. Vẫn phải có công tác truyền thông sau sự kiện, recap tăng tương tác nhiều hơn: 

• Đăng album ảnh/video tổng kết, kèm thông điệp cảm ơn
• Gửi bài PR hậu sự kiện đến báo chí hoặc các kênh ngành;
• Khai thác nội dung để làm truyền thông thương hiệu: trích lời khách mời, khoảnh khắc cảm xúc, testimonial khách hàng đầu tiên;
• Tiếp tục quảng bá các chương trình ưu đãi sau khai trương.

Rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ khai trương

Có rất nhiều rủi ro khi tự chức khai trương nếu bạn chưa từng tổ chức sẽ không thể lường trước được những rủi ro đó. 

1. Thiếu kế hoạch chi tiết tổ chức khai trương

Nhiều chủ cửa hàng cho rằng chỉ cần chọn ngày đẹp, chuẩn bị lễ vật đơn giản, mời vài người thân quen tới dự và cắt băng là đủ. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại.

• Nếu thiếu một timeline cụ thể, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” – loay hoay xử lý từ khâu trang trí, thuê MC, đặt bàn ghế cho đến điều phối chương trình trong ngày diễn ra. 
• Hậu quả là buổi lễ diễn ra lộn xộn, thiếu điểm nhấn, đôi khi còn xảy ra tình trạng “chết mic”, không có người đón khách, hoặc quên mất cả… chụp hình lưu niệm.
•  Điều này không chỉ gây mất thiện cảm với khách mời mà còn làm mất uy tín thương hiệu ngay từ ngày đầu ra mắt.

2. Chọn ngày khai trương không phù hợp

Việc chọn ngày khai trương tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến thành công lâu dài của cửa hàng. 

• Nếu vô tình tổ chức vào ngày xấu, xung tuổi gia chủ hoặc ngày mưa gió, ngày giữa tuần ít người rảnh rỗi tham dự, thì chẳng những phong thủy bị ảnh hưởng, mà còn khiến buổi lễ vắng vẻ, mất đi hiệu ứng truyền thông ban đầu.
• Chọn sai ngày còn khiến bạn bỏ lỡ cơ hội tiếp cận đông đảo khách hàng tiềm năng – những người có thể trở thành khách trung thành nếu ấn tượng ban đầu tốt.

3. Không có điểm nhấn tạo ấn tượng cho sự kiện khai trương

Bạn chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng đầu tiên – đó là ngày khai trương. Nếu buổi lễ diễn ra nhạt nhòa, không có bất kỳ khoảnh khắc đáng nhớ nào, thì rất dễ bị lãng quên trong vô vàn sự kiện khác. 

Không gian sơ sài, không hoạt động tương tác, không phần quà hấp dẫn… chính là nguyên nhân khiến khách “về tay không cả về cảm xúc lẫn trải nghiệm”.

4. Tiết kiệm chi phí không hợp lý

Tiết kiệm là cần thiết, nhưng nếu cắt giảm quá mức ngân sách khai trương bạn có thể 

• Khiến hình ảnh thương hiệu trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Bàn ghế cũ kỹ, backdrop mờ nhòe, âm thanh rè rè…

• Không chỉ làm giảm trải nghiệm tham dự mà còn khiến khách ngần ngại quay lại lần sau.

5. Không tính đến phương án dự phòng

Đây là một trong những rủi ro dễ gặp thường thấy:

• Sự kiện nào cũng có thể gặp sự cố bất ngờ: mưa gió, mất điện, nhân sự bận đột xuất, thiết bị trục trặc… 
• Nếu không có phương án dự phòng, bạn sẽ rơi vào thế bị động, xử lý lúng túng và làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời.
• Sự thiếu chuẩn bị sẽ khiến chương trình gián đoạn, gây mất hình ảnh và khiến khách đánh giá thấp năng lực vận hành của cửa hàng.

Giải pháp giảm thiểu rủi ro khi bạn tự tổ chức lễ khai trương

Giải pháp tốt nhất để hạn chế rủi ro tổ chức khai trương là tìm kiếm đơn vị chuyên dịch vụ chuyên nghiệp. Tuy nhiên dưới đây vẫn có những giải pháp tạm thời để bạn có thể tự chuẩn bị và tự thực hiện tổ chức khai trương:

• Lập kế hoạch tổng thể từ sớm (ít nhất 1–2 tuần trước ngày khai trương)
• Chia chương trình ra các giai đoạn: chuẩn bị – triển khai – hậu kỳ
• Xây dựng timeline cụ thể theo ngày, từ khâu lên ý tưởng, đặt hàng, in ấn backdrop đến chuẩn bị mâm cúng, phân công nhân sự, truyền thông…
• Tạo checklist công việc cho từng đầu mục: trang trí, âm thanh, khách mời, lễ vật, quà tặng, chụp hình, truyền thông mạng xã hội,…
• Nếu có thể, thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót, và đảm bảo buổi lễ diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp.
• Ưu tiên ngày cuối tuần, ngày hoàng đạo, thời tiết ổn định.
• Có thể nhờ các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, họ thường có chuyên gia phong thủy và kinh nghiệm sắp xếp lịch tối ưu.
• Tạo điểm nhấn bằng tiết mục đặc biệt như múa lân sư rồng, trống nước, trình diễn bartender, biểu diễn nhạc sống.
• Tổ chức các mini game nhẹ nhàng có phần quà, tăng sự gắn kết.

Vietpower tổ chức lễ khai trương có gì đặc biệt

Vietpower là một thương hiệu chuyên cung cấp các dịch vụ về tổ chức sự kiện, đặc biệt là dịch vụ tổ chức khai trương.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, Vietpower luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường vững bước. Khi liên hệ với Vietpower, chúng tôi sẽ trao đổi thông tin cũng như tư vấn cho bạn các gói dịch vụ của Vietpower. Đảm bảo phù hợp với yêu cầu cũng như ngân sách dự tính của bạn, nhằm tạo ra một buổi lễ khai trương thành công nhất.. 

1. Lập kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết

Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm dày dặn của chúng tôi trong việc lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện của bạn. Tuy nhiên chúng tôi rất tôn trọng yếu tố các nhân hóa của khách hàng, luôn lắng nghe và bổ sung, điều chỉnh sao cho mang lại cho khách hàng dự án ưng ý nhất. Sau khi hiểu rõ được các yêu cầu cũng như mong muốn của bạn, Vietpower sẽ lên một bản kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ, bao gồm từ các khâu đơn giản cho đến phức tạp nhất.

2. Thiết kế và trang trí mang câu chuyện riêng biệt

Trước khi trang trí sự kiện thì Vietpower sẽ đi khảo sát địa điểm và lên ý tưởng trang trí. Việc trang trí cũng sẽ dựa hình ảnh và mong muốn của doanh nghiệp. Một sân khấu đẹp, chuyên nghiệp sẽ giúp nâng tầm sự kiện và để lại ấn tượng mạnh với khách tham dự

3. Cung cấp dịch vụ giải trí và giao lưu văn nghệ

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì Vietpower cũng đã xây dựng và sở hữu đội ngũ MC chuyên nghiệp. Khả năng dẫn dắt tự nhiên, duyên dáng sẽ khiến chương trình của bạn trở nên ấn tượng và thu hút mọi người.

Dịch vụ giải trí với các tiết mục văn nghệ đặc sắc sẽ giúp buổi khai trương doanh nghiệp của bạn trở nên sôi động và hấp dẫn hơn.

Hoạt động giao lưu văn nghệ sẽ giúp tạo bầu không khí sôi động và kết nối mọi người

4. Lên thực đơn bữa tiệc theo yêu cầu

Thực đơn bữa tiệc nhẹ sẽ bao gồm các món ăn nhẹ và đồ uống. Việc lên thực đơn sẽ được dựa trên yêu cầu cũng như phải phù hợp với khẩu vị và sở thích của đối tượng khách mời tham dự buổi lễ khai trương.

5. Chuẩn bị quà tặng cho khách mời

Tùy vào ngân sách của doanh nghiệp, Vietpower sẽ có những gọi ý cho phần qua tri ân khách mời này như

• Túi canvas in logo, móc khóa, bình giữ nhiệt mini, voucher ưu đãi 
• Bộ quà tặng văn phòng cao cấp (sổ tay – bút ký), hộp trà/ cà phê, bộ quà gốm sứ in tên thương hiệu
• Quà tặng random (bốc thăm), phiếu rút thăm trúng thưởng, set quà mini kèm hashtag thương hiệu

Sự chuẩn bị chu đáo, góp phần mang đến cho toàn thể khách mời những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Tuy là món quà nhỏ nhưng lại mang đến ý nghĩa sâu sắc của doanh nghiệp dành cho mọi khách mời.

6. Dịch vụ chụp ảnh và quay video

Sự kiện khai trương doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng, việc sử dụng dịch vụ chụp ảnh và quay phim là điều cần thiết. Không chỉ lưu giữ kỉ niệm mà nó còn phục vụ cho việc quảng bá thương hiệu rộng hơn. Vietpower sẽ cung cấp đầy đủ các trang thiết bị về quay chụp hình ảnh cho doanh nghiệp, và đảm bảo khâu hậu kì ảnh và edit các sản phẩm truyền thông. 

Dự án tổ chức lễ khai trương mà Vietpower đã triển khai

Liên hệ ngay Vietpower để được hỗ trợ tư vấn tốt dịch vụ tốt nhất – Nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp của bạn!