Tổ chức hội nghị doanh nghiệp không đơn thuần là một sự kiện, mà là công cụ chiến lược để khẳng định vị thế, kết nối đối tác và lan tỏa giá trị thương hiệu. Với bề dày kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình trên toàn quốc, Vietpower cung cấp giải pháp tổ chức hội nghị trọn gói – bài bản về quy trình, sáng tạo trong ý tưởng, chỉn chu đến từng chi tiết.

Vì sao cần tổ chức hội nghị chuyên nghiệp?

Tổ chức hội nghị quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và điều hành một cuộc họp chính thức. Mục đích của việc tổ chức hội nghị là trao đổi thông tin, thảo luận hoặc đưa ra quyết định giữa các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp với nhau. Thông thường hội nghị mang tính chất nội bộ, chuyên ngành hoặc quy mô quốc tế. Điều này còn tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng tham gia

Vai trò chính của việc tổ chức hội nghị bao gồm:

• Là kênh truyền thông nội bộ và đối ngoại một cách hiệu quả.
• Tăng cường kết nối và hợp tác giữa các bên với nhau.
• Thúc đẩy sự phát triển chuyên môn cùng các chính sách, chiến lược.
• Tạo dựng uy tín, hình ảnh cho công ty hay doanh nghiệp.

Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại Vietpower

1. Tư vấn & xây dựng kịch bản chương trình chuyên biệt

Mỗi hội nghị đều mang một mục tiêu, thông điệp và đặc thù riêng. Vietpower đồng hành cùng khách hàng ngay từ bước lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chương trình – phù hợp với từng loại hình tổ chức như:

• Hội nghị khách hàng tại showroom, cửa hàng
• Hội nghị nội bộ tại văn phòng, trung tâm điều hành
• Hội nghị sản xuất, tổng kết tại nhà máy, xưởng sản xuất
• Hội nghị chuyên đề theo ngành nghề, lĩnh vực cụ thể

2. Setup & trang trí không gian hội nghị trọn gói

Vietpower cung cấp giải pháp trọn gói cho phần thiết lập và trang trí không gian sự kiện, bao gồm:

• Thiết kế & thi công sân khấu, backdrop theo chủ đề
• Hệ thống âm thanh – ánh sáng đạt chuẩn hội nghị
• Cung cấp bàn ghế, bục phát biểu, thảm trải sàn, vật dụng trang trí…

3. Cung cấp MC & đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

Vietpower sở hữu đội ngũ nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, phong thái chuyên nghiệp:

• MC dẫn chương trình linh hoạt, giàu kinh nghiệm
• Lễ tân,PG, điều phối viên, kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng
• Hỗ trợ các dịch vụ bổ trợ: bảo vệ, phục vụ tiệc nhẹ, đón tiếp khách mời…

4. Dịch vụ quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp

Hội nghị không chỉ là sự kiện trực tiếp mà còn là một sản phẩm truyền thông. Vietpower cung cấp:

• Quay phim, chụp ảnh toàn bộ chương trình
• Dựng video highlight, video tư liệu
• Livestream trực tiếp trên các nền tảng số

5. Thiết kế & sản xuất POSM, quà tặng sự kiện

Vietpower hỗ trợ thiết kế và in ấn đầy đủ các hạng mục ấn phẩm sự kiện như:

• Banner, standee, backdrop phụ, tài liệu hội nghị
• Quà tặng sự kiện, túi đựng, sổ tay, bút ký…

Quy trình tổ chức khai trương tại Vietpower

Bước 1:  Xác định mục tiêu, mục đích của hội nghị

Bước đầu tiên bạn cần bắt tay vào thực hiện đó chính là xác định mục tiêu và mục đích của hội nghị. Đây là bước nền tảng quan trọng vì nó định hướng đến toàn bộ kế hoạch tổ chức. Bao gồm từ hình thức, nội dung đến đối tượng tham dự đến cách triển khai. 

Ví dụ cụ thể để bạn có thể lên mục tiêu và mục đích cho chương trình hội nghị: 

• Mục đích: Tăng cường kết nối với khách hàng (Đây là lý do, động lực tổ chức hội nghị mang tính tổng quát và có định hướng).
• Mục tiêu: Có 200 khách mời tham dự và thu về 50 đơn đăng ký sản phẩm, dịch vụ (Đây là kết quả cụ thể đo lường mà hội nghị hướng tới).

Bên cạnh đó, các xác định mục tiêu và mục đích rất dễ thực hiện vì bạn chỉ cần làm theo 3 bước sau:

• Tự đặt câu hỏi cho chương trình hội nghị.
• Liên kết với chiến lược.
• Đo lường và thống nhất các yếu tố với nhau.
• Cần xác định mục tiêu của tổ chức hội nghị.

Bước 2: Dự toán ngân sách khai trương

Một kế hoạch khai trương cửa hàng chuyên nghiệp không thể thiếu bước dự toán ngân sách chi tiết. Việc này giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh phát sinh không cần thiết và cân đối tài chính.

Dưới đây là checklist khai trương cửa hàng gồm các hạng mục thường gặp:

• Thuê mặt bằng tổ chức sự kiện (nếu khác địa điểm bán hàng).
• Setup sân khấu, bàn ghế, dù che, thảm đỏ.
• Âm thanh – ánh sáng, màn LED (nếu có), backdrop – banner.
• Chi phí nhân sự: MC, hoạt náo viên, PG, bảo vệ, lễ tân.
• In ấn tài liệu truyền thông: poster, tờ rơi, standee.
• Chi phí quà tặng: Voucher, sản phẩm mẫu, bốc thăm trúng thưởng.
• Chi phí truyền thông: livestream, chạy quảng cáo, quay video recap.

Bước 3: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

1. Xác định thời gian tổ chức

Ngày tổ chức: Nên chọn từ thứ 3 đến thứ 5 để tối ưu tỷ lệ tham dự, tránh các ngày lễ/Tết hoặc kỳ nghỉ dài.

Khung giờ phổ biến:

• Buổi sáng: 8h00 – 12h00 (phù hợp với hầu hết hội nghị)
• Buổi chiều: 14h00 – 17h00
• Cả ngày: 8h00 – 17h00 (có nghỉ trưa)
• Kết hợp tiệc: 16h00 – 21h00 (hội nghị + gala dinner)

Cân nhắc các yếu tố phụ trợ

• Lịch trống của các khách mời/VIP quan trọng
• Tình hình thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời)
• Thời gian chuẩn bị truyền thông, thiết kế, in ấn, hậu cần

2. Xác định địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị là một yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người tham dự. Cũng như chất lượng chương trình và hiệu quả tổng thể của hội nghị. Bạn có thể dựa vào một vài tiêu chí dưới đây để việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị được dễ dàng:

• Vị trí, địa lý thuận tiện: Giao thông dễ di chuyển, có chỗ đỗ xe đủ rộng và an ninh khu vực tốt.
• Không gian, sức chứa: Phòng hội nghị thoải mái, tránh quá chật hoặc quá rộng. Không gian nên linh hoạt có thể chia nhỏ hoặc mở rộng không gian.
• Kiểm tra các cơ sở vật chất và trang thiết bị.
• Xác định các dịch vụ hỗ trợ đi kèm.
• Hình ảnh thương hiệu thông qua địa điểm, nếu ghi hình hay chụp ảnh truyền thông không gian đẹp sẽ là điểm cộng.
• Lưu ý về chi phí thuê địa điểm.
• Kiểm tra và khảo sát trước khi chốt địa điểm tổ chức.
• Checklist các hạng mục cần thiết khi lựa chọn địa điểm tổ chức.

Một vài loại hình địa điểm phổ biến hiện nay giúp bạn tổ chức hội nghị thành công, bao gồm:

• Trung tâm hội nghị chuyên nghiệp.
• Khách sạn 3 – 5 sao.
• Co-working space.
• Hội trường doanh nghiệp, nhà văn hóa.
• Các khu nghỉ dưỡng resort, ngoại ô.
• Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô hội nghị.

Bước 4: Lên kịch bản nội dung chi tiết cho hội nghị

Bước 5: Chuẩn bị thư mời

Xác định danh sách khách mời, xây dựng danh sách theo nhóm và ghi rõ các thông tin.

Gửi đúng hình thức và phù hợp đến khách mời: Thư mời giấy gửi tận tay, email cá nhân hóa hoặc form xác nhận theo link đăng ký,…

Thời gian gửi thư mời:

• Hội nghị lớn trên 300 khách mời: Nên gửi trước 3 đến 4 tuần.
• Hội nghị trung bình từ 50 đến 200 khách mời: Nên gửi trước 2 đến 3 tuần.
• Hội nghị nhỏ, nội bộ: Nên gửi trước 7 đến 10 ngày.
• Hướng dẫn viết & 15 mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng.
• Chuẩn bị danh sách khách mời và gửi thư mời.

Bước 6: Chuẩn bị trang thiết bị tổ chức hội nghị

Việc chuẩn bị cơ sở vật chất hay trang thiết bị là một phần cốt lõi trong tổ chức hội nghị. Các hạng mục bạn cần quan tâm khi chuẩn bị trang thiết bị hay cơ sở vật chất cho tổ chức hội nghị bao gồm:

• Hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện.
• Bàn ghế và sân khấu trong không gian tổ chức hội nghị.
• Trang trí hội nghị ở mức cơ bản.
• Các thiết bị kỹ thuật như bản mix âm thanh, điều phối kỹ thuật cho cả chương trình.
• Nên dùng bảng phân công chi tiết cho từng bộ phận.
• Dự trù thêm các trang thiết bị thay thế.
• Checklist các thiết bị trước khi chương trình hội nghị được diễn ra trước 1 – 2 ngày.
• Bạn có thể thuê dịch vụ trọn gói từ đơn vị tổ chức sự kiện nếu không có nhân lực chuyên môn về hạng mục này.

Bước 7: Kiểm tra và tổng duyệt trước ngày tổ chức hội nghị

Một phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức hội nghị chính là tổng duyệt trước sự kiện 1 ngày:

• Tổng duyệt kịch bản: Các vị trí lên sân khấu, timeline chương trình, phần lời MC cần được luyện tập và thống nhất.
• Kiểm tra trang thiết bị: Test âm thanh, ánh sáng, quà tặng, backdrop, bàn ghế,…
• Dự phòng tình huống xấu: Thời tiết xấu, MC đến muộn, thiết bị hỏng,… – luôn cần có phương án B.

Bước 8: Tổng kết, đánh giá chương trình hội nghị

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị đó chính là tổng kết và đánh giá chương trình hội nghị. Trong đó bao gồm các hạng mục bạn cần đánh giá để xem xét mức độ thành công của chương trình hội nghị:

• Mục tiêu, mục đích của chương trình hội nghị đạt được mức độ nào.
• Nội dung chính của chương trình có phù hợp với mục tiêu, mục đích của hội nghị hay không.
• Khách mời có hài lòng khi tham gia chương trình hay không.
• Các hoạt động trong chương trình hội nghị có được diễn ra hiệu quả và suôn sẻ hay không.

Xu hướng tổ chức hội nghị năm 2025

• Ứng dụng công nghệ cao, áp dụng tính năng trí tuệ nhân tạo AI giúp cá nhân hóa trải nghiệm và quy trình, phân tích dữ liệu tham dự.
• Công nghệ thực tế ảo để giúp khách mời có trải nghiệm độc đáo và tương tác thú vị với hội nghị. 
• Hội nghị bền vững và thân thiện với môi trường.
• Tối ưu hóa quy trình, hiệu quả trong việc sử dụng AI quản lý sự kiện giúp tự động hóa nhiều công đoạn.

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị

1. Lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp & hợp phong thủy

Thời điểm lý tưởng thường rơi vào thứ Ba đến thứ Năm, tránh các dịp nghỉ lễ hoặc mùa mưa nếu tổ chức ngoài trời.

Việc lựa chọn ngày giờ tổ chức hội nghị nên được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên:

• Tính chất sự kiện (tri ân, tổng kết, đào tạo, ra mắt sản phẩm…).
• Lịch trình công tác của lãnh đạo và khách mời.
• Yếu tố phong thủy, đặc biệt với những doanh nghiệp coi trọng tín ngưỡng và ngày lành tháng tốt.

2. Xây dựng kịch bản ngắn gọn, súc tích nhưng ấn tượng

Kịch bản là “xương sống” của sự kiện. Một kịch bản tốt cần:

• Logic – rõ ràng – dễ nắm bắt, nhưng không nhàm chán.
• Mở đầu bằng các tiết mục tạo cảm xúc (video thương hiệu, múa mở màn…).
• Chắt lọc thông điệp cốt lõi, hạn chế phần trình bày quá dài.
• Tạo điểm nhấn bằng các hoạt động vinh danh, trao quà, giao lưu, tương tác.

3. Chuẩn bị quà tặng chỉn chu – tinh tế

Quà tặng là một cách để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân và tinh tế trong giao tiếp với khách mời:

• Nên lựa chọn các sản phẩm phù hợp với tệp khách tham dự, có thể cá nhân hóa hoặc mang dấu ấn thương hiệu.
• Bao bì, túi đựng cần được thiết kế đồng bộ, đẹp mắt, sang trọng.
• Quà tặng không nhất thiết phải đắt đỏ, nhưng nên có ý nghĩa và giá trị sử dụng thực tế.

4. Tận dụng mạng xã hội để mở rộng độ phủ

Một trong những yếu tố tạo nên thành công lâu dài cho sự kiện là khả năng lan tỏa truyền thông:

• Livestream trực tiếp chương trình giúp tiếp cận tệp khách hàng rộng hơn.
• Thiết kế khu vực check-in chuyên nghiệp, khuyến khích khách mời chụp ảnh và chia sẻ trên mạng xã hội kèm hashtag sự kiện.
• Sau hội nghị, cần tổng hợp video highlight, hình ảnh, và thư cảm ơn để tiếp tục duy trì kết nối và truyền thông hậu kỳ.

Vì sao chọn Vietpower là đối tác tổ chức hội nghị?

1.  Năng lực thực chiến – Kinh nghiệm dày dạn trong ngành sự kiện

Vietpower sở hữu nền tảng vững chắc với nhiều năm hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện doanh nghiệp.
Chúng tôi đã triển khai thành công hơn 1.000 hội nghị – hội thảo – lễ khai trương – lễ tổng kết – hội nghị khách hàng cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc.

Với hiểu biết sâu sắc về từng loại hình sự kiện, Vietpower không chỉ thực hiện chương trình, mà còn đóng vai trò là đơn vị tư vấn chiến lược truyền thông cho doanh nghiệp.

2. Đội ngũ sáng tạo – Thi công chuyên nghiệp – Tổ chức chỉn chu

Tại Vietpower, mỗi sự kiện được tổ chức không theo lối mòn. Chúng tôi:

• Xây dựng ý tưởng riêng biệt phù hợp với mục tiêu, văn hóa và ngành nghề của từng doanh nghiệp.
• Sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, đồng thời là những chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức, điều phối và kỹ thuật sự kiện.
• Quy trình thi công – vận hành chuyên nghiệp, bài bản, đảm bảo tiến độ – chất lượng – an toàn – hiệu quả.

3. Thành tựu ấn tượng

Chúng tôi tự hào là đối tác tổ chức sự kiện cho nhiều thương hiệu lớn trong các ngành: bất động sản, tài chính, FMCG, công nghiệp, giáo dục, bán lẻ…

• Hơn 1.000 chương trình hội nghị – khai trương – kick-off đã được tổ chức thành công từ Bắc vào Nam.
• Khả năng triển khai đa dạng mô hình: showroom, nhà máy, văn phòng, khách sạn, trung tâm hội nghị…
• Am hiểu đặc thù địa phương, tối ưu chi phí – nhân lực – thời gian cho khách hàng.

4. Khách hàng hài lòng

• Đa phần khách hàng đều quay lại sử dụng dịch vụ cho các sự kiện tiếp theo.
• Phản hồi tích cực về tính sáng tạo trong nội dung, sự linh hoạt trong triển khai và khả năng xử lý tình huống chuyên nghiệp.
• Mạng lưới đối tác uy tín trong lĩnh vực âm thanh, ánh sáng, thiết kế, nhân sự… đảm bảo chất lượng đồng bộ trong toàn bộ chuỗi sự kiện.

Đến với Vietpower, đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy, mang đến những giải pháp đẳng cấp và sang trọng cho tất cả loại hình sự kiện. 

Vietpower cam kết cung cấp dịch vụ toàn diện từ việc lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn địa điểm cho đến dịch vụ hậu cần. Không chỉ am hiểu về tổ chức sự kiện mà còn luôn thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng, chúng tôi đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp và ấn tượng cho các bạn. 

Chọn Vietpower, bạn sẽ được trải nghiệm sự chuyên nghiệp và linh hoạt, giúp biến ý tưởng của bạn thành hiện thực và mang đến những kỷ niệm đáng nhớ cho tất cả khách mời. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong những hành trình tổ chức sự kiện hoàn hảo.

Liên hệ ngay Vietpower để được hỗ trợ tư vấn tốt dịch vụ tốt nhất!!!