Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là sắp xếp sân khấu hay lắp đặt âm thanh ánh sáng, đó là cả một quá trình lên ý tưởng, điều phối, vận hành và kiểm soát chi tiết để tạo nên một chương trình chuyên nghiệp và ấn tượng.

Với xu hướng ngày càng chú trọng trải nghiệm và hình ảnh thương hiệu, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói thay vì tự triển khai. Trong bài viết này, VietPower sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của nhân sự tổ chức sự kiện, những lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp.

Nhân sự tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là người trực tiếp lên ý tưởng, lập kế hoạch và điều phối các hoạt động trong sự kiện như hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, khai trương, ra mắt sản phẩm… Họ chịu trách nhiệm từ khâu chuẩn bị hậu cần, xây dựng kịch bản đến giám sát triển khai và xử lý sự cố, đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp và suôn sẻ. 

Để làm tốt vai trò này, nhân sự tổ chức sự kiện cần có tư duy sáng tạo, khả năng quản lý thời gian, giao tiếp tốt và phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan.

1. Vai trò của nhân sự trong từng giai đoạn của sự kiện

Sự kiện muốn diễn ra thành công và tốt đẹp thì nhân sự tổ chức sự kiện phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể, từ trước, trong đến sau sự kiện:

Trước sự kiện – Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn đầu sẽ quyết định đến 70% sự thành công của sự kiện. Vai trò của nhân sự bao gồm:

• Lên ý tưởng và xác định mục tiêu sự kiện: Phối hợp với khách hàng để xác định concept, đối tượng tham dự và mục đích tổ chức.
• Lập kế hoạch và kịch bản chi tiết: Xây dựng timeline, phân công nhiệm vụ, lựa chọn địa điểm tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ, nhân sự hỗ trợ,…
• Dự toán và quản lý ngân sách: Tính toán chi phí và phân bổ ngân sách hợp lý để đảm bảo hiệu quả đầu tư.
• Truyền thông – Marketing sự kiện: Phối hợp cùng bộ phận truyền thông triển khai các chiến dịch quảng bá, mời khách, xác nhận số lượng tham dự.
• Kiểm tra và chuẩn bị hậu cần: Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, sân khấu, quà tặng, backdrop, thiết bị trình chiếu…

Trong sự kiện – Giai đoạn triển khai

Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, xử lý linh hoạt:

• Điều phối và giám sát toàn bộ chương trình: Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng timeline, đúng kịch bản đã đề ra.
• Hỗ trợ khách mời và MC: Đón tiếp, hướng dẫn, xử lý yêu cầu phát sinh.
• Xử lý sự cố: Linh hoạt giải quyết các tình huống bất ngờ (trục trặc kỹ thuật, thay đổi thứ tự tiết mục…).

Sau sự kiện – Giai đoạn tổng kết

• Thu dọn và hoàn tất hậu cần: Đảm bảo trả lại mặt bằng, thanh lý hợp đồng với các nhà cung cấp.
• Tổng kết và đánh giá hiệu quả: Rút kinh nghiệm về tổ chức, tiếp nhận phản hồi từ khách mời và nội bộ.
• Báo cáo và lưu trữ dữ liệu: Thống kê kết quả, hình ảnh, video, báo cáo tài chính phục vụ truyền thông và đánh giá sau sự kiện.

2. Sự khác biệt giữa nhân sự sự kiện nội bộ và thuê ngoài

Trong quá trình tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai hình thức nhân sự: nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài. Mỗi hình thức đều có ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô chương trình.

Nhân sự tổ chức sự kiện nội bộ

Nhân sự tổ chức sự kiện nội bộ là nhân viên thuộc các phòng như Marketing, Truyền thông hoặc Hành chính – Nhân sự, đảm nhận việc tổ chức các sự kiện trong hoặc ngoài công ty.

Ưu điểm:

• Hiểu rõ văn hóa và mục tiêu doanh nghiệp.
• Linh hoạt, dễ phối hợp giữa các bộ phận.
• Tiết kiệm chi phí với sự kiện nhỏ.

Hạn chế:

• Thiếu chuyên môn tổ chức nếu không có kinh nghiệm thực tế.
• Không có nhiều ý tưởng sáng tạo, thiết bị kỹ thuật và nhân lực với các sự kiện quy mô lớn.
• Dễ bị quá tải do phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng lúc.
• Thiếu quy trình tổ chức bài bản, dễ phát sinh lỗi trong khâu vận hành.
• Không có đội ngũ kỹ thuật chuyên biệt để xử lý các vấn đề về âm thanh – ánh sáng – sân khấu.
• Phụ thuộc vào thời gian rảnh hoặc năng lực cá nhân, thiếu tính chuyên nghiệp đồng đều.
• Khó đảm bảo được trải nghiệm khách mời ở mức chỉn chu và đồng bộ.

Nhân sự thuê ngoài 

Nhân sự thuê ngoài là các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, được doanh nghiệp thuê để lên ý tưởng, lập kế hoạch và triển khai toàn bộ chương trình.

Ưu điểm:

• Kinh nghiệm tổ chức đa dạng nhiều loại hình sự kiện: hội nghị, gala, khai trương, activation, team building…
• Tư duy sáng tạo, cập nhật xu hướng mới, đưa ra concept độc đáo phù hợp thương hiệu.
• Sở hữu đội ngũ nhân lực chuyên môn cao, được đào tạo bài bản theo từng vị trí.
• Có sẵn thiết bị kỹ thuật, kho vật dụng trang trí và hệ thống đối tác thi công uy tín.
• Vận hành theo quy trình chuyên nghiệp, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình thực hiện.
• Giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, không cần phân bổ nguồn lực nội bộ.
• Khả năng xử lý linh hoạt và nhanh nhạy với các sự cố phát sinh tại hiện trường.
• Đảm bảo tiến độ, cam kết chất lượng theo hợp đồng rõ ràng, có bảo hành dịch vụ.
• Phù hợp với cả sự kiện nhỏ lẻ hoặc chiến dịch quy mô lớn, tổ chức tại nhiều tỉnh thành.

Hạn chế:

• Chi phí cao hơn, tùy theo quy mô và yêu cầu.
• Cần brief kỹ để đảm bảo đúng định hướng thương hiệu.
• Có thể phát sinh thêm chi phí nếu thay đổi trong quá trình thực hiện.

Các vị trí nhân sự chủ chốt trong tổ chức sự kiện

Trong mỗi sự kiện chuyên nghiệp, để chương trình vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu như kỳ vọng, cần có sự tham gia của một hệ thống nhân sự được phân công rõ ràng theo từng vai trò cụ thể.

Trưởng dự án (Event Manager)

Đứng đầu danh sách là trưởng dự án, đây là người chịu trách nhiệm tổng thể cho toàn bộ sự kiện. 

• Event Manager điều phối các bộ phận liên quan
• Giám sát tiến độ
• Kiểm soát chất lượng chương trình 
• Trực tiếp xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch.

Chính vì vậy trưởng dự án được xem là then chốt, không thể vắng mặt trong bất kỳ sự kiện nào. Thiếu vắng vai trò của Trưởng dự án sẽ dẫn đến sự rối loạn trong phối hợp, thiếu định hướng tổng thể và dễ khiến sự kiện gặp sai sót hoặc đổ vỡ trong quá trình triển khai.

Nhân sự lên kế hoạch và kịch bản chương trình (Planner)

Nhân sự lên kế hoạch và kịch bản trương trình có vai trò quan trọng không kém. Planner là người lên nội dung cho toàn bộ sự kiện. Họ chịu trách nhiệm:

• Xây dựng tưởng tổng thể
• Lên timeline chi tiết từng phần
• Viết kịch bản MC, kịch bản chạy chương trình (run sheet), đồng thời phối hợp với trưởng dự án để phân công công việc cho các bộ phận.

Nếu thiếu vai trò của Planner, sự kiện sẽ thiếu cấu trúc rõ ràng, kịch bản thiếu liền mạch, dễ xảy ra chồng chéo, lộn xộn hoặc bỏ sót các chi tiết quan trọng – ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời và chất lượng chương trình.

Điều phối hiện trường (Event Coordinator)

Điều phối hiện trường sẽ chịu trách nhiệm với các đầu mục sau:

• Event Coordinator là người trực tiếp có mặt tại địa điểm tổ chức để 
• Giám sát và điều phối mọi hoạt động thi công
• Setup và triển khai chương trình theo đúng timeline đã đề ra.
• Chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, khu vực check-in, hậu cần…
• Phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo mọi hạng mục được hoàn thiện đúng kế hoạch. 

Trong ngày diễn ra sự kiện, điều phối hiện trường là người theo sát từng khoảnh khắc để đảm bảo chương trình vận hành trơn tru, xử lý nhanh mọi tình huống phát sinh.

MC – Người dẫn chương trình

MC là kết nối và hướng dẫn nội dung trong các sự kiện, chương trình, họ có nhiệm vụ:

Kết nối và dẫn dắt nội dung

• Khuấy động tinh thần và giữ cho khán giả luôn tập trung, tương tác với chương trình.
• Chuyển tải thông tin, thông điệp của sự kiện một cách tự nhiên, dễ hiểu và đúng tinh thần thương hiệu hoặc mục tiêu sự kiện.
• Xử lý khéo léo các sự cố phát sinh trên sân khấu.
• Giữ cho mạch cảm xúc và không khí chương trình luôn tích cực, gắn kết và hấp dẫn từ đầu đến cuối.

Tùy vào tính chất sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê MC chuyên nghiệp hoặc sử dụng nhân sự nội bộ có khả năng dẫn dắt tốt, am hiểu nội dung và phong cách thương hiệu. Điều này giúp linh hoạt về ngân sách, đồng thời mang đến cảm giác gần gũi, chân thật hơn với khách mời trong một số sự kiện nội bộ.

Kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng – trình chiếu

Đây là những người làm việc ở hậu trường nhưng đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mỗi sự kiện. Họ phụ trách:

• Lắp đặt, vận hành và điều chỉnh các thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu… đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định, đồng bộ và không bị gián đoạn.
• Bám sát từng tiết mục để điều chỉnh âm thanh, ánh sáng và trình chiếu phù hợp với từng nội dung.
• Làm việc chặt chẽ với MC, đạo diễn chương trình và điều phối viên hiện trường để đảm bảo hiệu ứng kỹ thuật góp phần tạo nên trải nghiệm hoàn hảo cho khán giả.

Việc thiếu kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng – trình chiếu, sự kiện dễ gặp lỗi kỹ thuật, gián đoạn chương trình, giảm trải nghiệm khách mời và mất đi tính chuyên nghiệp.

Lễ tân – PG – nhân sự tiếp đón

Vị trí lễ tân – PG – nhân sự tiếp đón đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Họ phụ trách:

• Tạo ấn tượng ban đầu cho khách mời
• Duy trì hình ảnh thương hiệu
• Hướng dẫn khách đến đúng khu vực
• Phụ trách check-in và phát tài liệu/quà tặng
• Đảm bảo khâu đón tiếp diễn ra trọn vẹn

Tùy theo tính chất sự kiện, bạn hoàn toàn có thể tận dụng chính nhân sự nội bộ để đảm nhận vai trò lễ tân – PG, giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự thân thiện và gắn kết trong cách tiếp đón.

Nhân sự hỗ trợ sân khấu – hậu cần – di chuyển

Vị trí này được xem như “chiếc cầu nối” với tất cả bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện. Sự thành công của bất cứ event nào đều phụ thuộc chủ yếu đến việc lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo. Họ chịu trách nhiệm:

• Chuẩn bị, lắp đặt và di chuyển các vật dụng phục vụ cho từng tiết mục theo đúng timeline 
• Hướng dẫn và hỗ trợ khách mời, diễn giả lên/xuống sân khấu đúng lúc, đảm bảo mạch chương trình diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn.
• Khi xảy ra sự cố bất ngờ như thiếu đạo cụ, cần thay đổi vị trí, hỗ trợ di chuyển khẩn cấp… đây là lực lượng can thiệp kịp thời và hiệu quả.

Với vị trí này, nếu thiếu thì chương trình dễ rơi vào tình trạng rối loạn, thiếu kết nối giữa các bộ phận và khó xử lý kịp thời các phát sinh nhỏ nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách mời.

Quay phim – chụp ảnh – truyền thông

Đội ngũ quay phim, chụp ảnh và truyền thông giữ vai trò ghi lại toàn bộ hoạt động của sự kiện một cách chỉn chu và chuyên nghiệp. Họ chịu trách nhiệm:

• Quay phim, chụp ảnh, ghi lại các khoảnh khắc quan trọng và không khí chương trình.
• Hình ảnh, video được dùng cho truyền thông trước – trong – sau sự kiện, phục vụ quảng bá và lưu trữ.
• Media hậu kỳ các sản phẩm để làm clip highlight, bài viết, giúp lan tỏa hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, ấn tượng.

Nếu không có đội ngũ media, sự kiện sẽ thiếu tư liệu truyền thông, khó lan tỏa hình ảnh thương hiệu và mất đi dấu ấn sau chương trình.

Vietpower – Đơn vị cung cấp nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower sở hữu đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu tổ chức từ doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đến các đơn vị agency.

• Triển khai đa dạng loại hình sự kiện: Khai trương, lễ ra mắt, hội nghị, hội thảo, gala dinner, team building,…
• Phòng triển khai ý tưởng: Luôn sẵn ý tưởng sáng tạo mới lạ, không lặp lại những năm trước đó và có dấu ấn riêng của khách hàng
• Linh hoạt cung cấp nhân sự theo yêu cầu: Cho thuê từng vị trí riêng lẻ (MC, PG, điều phối, kỹ thuật…) hoặc trọn gói theo chương trình.
• Phủ sóng tại nhiều tỉnh thành: Chủ động nhân sự khu vực, tối ưu thời gian triển khai và chi phí đi lại.
• Đồng bộ thiết bị – kịch bản – nhân lực: Tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí phát sinh và đảm bảo sự kiện vận hành trơn tru.
• Phù hợp với cả khách tổ chức lẻ và agency: Sẵn sàng phối hợp chuyên nghiệp, bảo mật thông tin và đảm bảo tiến độ.

Với kinh nghiệm triển khai nhiều sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc, VietPower cam kết mang đến đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chỉn chu và hiệu quả cho mọi chương trình của bạn.

Tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện

Đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công cho mọi chương trình. Họ không chỉ thực hiện công việc hậu cần mà còn góp phần kiến tạo trải nghiệm ấn tượng và nâng tầm hình ảnh thương hiệu. Sở hữu đội ngũ chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi thế vượt trội:

• Triển khai đúng kế hoạch, đảm bảo tiến độ và kịch bản.
• Xử lý tình huống linh hoạt, giảm thiểu rủi ro nhờ kinh nghiệm thực tế.
• Tác phong chỉn chu, tạo ấn tượng tích cực với khách mời.
• Hiệu quả cao hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao chất lượng sự kiện.

Những kỹ năng cần thiết của nhân sự tổ chức sự kiện

Để đảm bảo một sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân sự tổ chức sự kiện cần trang bị các kỹ năng sau:

• Lên kế hoạch và xử lý chi tiết: Nắm rõ quy trình tổ chức, kiểm soát timeline và từng hạng mục cụ thể.
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Phối hợp hiệu quả với khách hàng, đối tác và các bộ phận liên quan.
• Tư duy linh hoạt, xử lý tình huống nhanh: Đối mặt và giải quyết các sự cố phát sinh dưới áp lực thời gian.
• Sáng tạo và có mắt thẩm mỹ: Đảm bảo sự kiện vừa hiệu quả vừa đẹp mắt, đúng tinh thần thương hiệu.
• Hiểu biết kỹ thuật cơ bản: Biết cách kiểm tra, phối hợp vận hành âm thanh, ánh sáng, sân khấu…

Liên hệ Vietpower để thuê nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nhân sự tổ chức sự kiện không chỉ là người thực thi, họ chính là yếu tố then chốt giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, ấn tượng và chuyên nghiệp. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và quy trình triển khai chuẩn hóa, VietPower sẵn sàng cung cấp nhân sự sự kiện theo từng vị trí hoặc trọn gói theo yêu cầu.

Hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn phương án nhân sự phù hợp, khảo sát thực tế và nhận báo giá chi tiết hoàn toàn miễn phí!

Thông tin liên hệ:

• Trang web : vietpower.net
• Đường dây nóng : 0867.12.8688
• Email : contact@viet-power.vn
• Địa chỉ :
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai, Phường Bạch Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM