Khai trương là cột mốc quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một cửa hàng. Để buổi lễ diễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt với khách hàng, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi khâu. Vậy khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng VietPower tìm hiểu chi tiết từ A-Z để sự kiện khai trương cửa hàng của bạn thật hoàn hảo:

Vì sao cần chuẩn bị kỹ lưỡng khi khai trương cửa hàng?

Ngày khai trương không chỉ đánh dấu thời điểm bắt đầu hoạt động kinh doanh mà còn là cơ hội vàng để tạo dấu ấn đầu tiên với khách hàng và đối tác. Vậy tầm quan trọng chuẩn bị khai trương nằm ở đâu? Hãy cùng tìm hiểu những lý do nhất định phải chuẩn bị chu đáo ngay dưới đây:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thu hút khách hàng ngay ngày đầu: Ngày khai trương chính là “bộ mặt” đầu tiên của thương hiệu với khách hàng. Một sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo dựng hình ảnh uy tín, tăng khả năng giữ chân khách và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
• Tránh sự cố, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ: Việc lên kế hoạch khai trương cửa hàng chi tiết giúp bạn lường trước mọi rủi ro như: sự cố kỹ thuật, thời tiết xấu, thiếu thiết bị… Nhờ đó, bạn chủ động xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
• Góp phần định hình thương hiệu và tăng doanh thu: Một lễ khai trương chỉn chu là cách “mở hàng” tốt đẹp cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Không chỉ thu hút khách đến tham quan mua sắm, sự kiện còn giúp tăng doanh thu ngày đầu và tạo tiền đề phát triển thương hiệu vững chắc.

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

Một buổi khai trương thành công không chỉ đơn thuần là việc mở cửa đón khách, mà còn là bước khởi đầu đầy chuyên nghiệp, gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh. Vậy khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì để vừa hợp pháp, vừa bài bản, vừa thu hút? Dưới đây là checklist chi tiết bạn không nên bỏ qua:

1. Giấy phép kinh doanh và thủ tục pháp lý 

Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự kiện khai trương diễn ra hợp pháp và không bị gián đoạn bởi các vấn đề pháp lý:

• Đăng ký kinh doanh, mã số thuế: Tùy theo loại hình kinh doanh, bạn cần nộp hồ sơ tại Phòng Kế hoạch Đầu tư hoặc Sở Công Thương để được cấp phép hoạt động.
• Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đặc biệt cần thiết nếu cửa hàng nằm trong khu đông dân cư, có sử dụng thiết bị điện công suất lớn.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Áp dụng cho cửa hàng F&B như nhà hàng, quán ăn, cafe, tiệm bánh… để đảm bảo uy tín và niềm tin khách hàng.

2. Dự trù ngân sách và phương án dự phòng

Chuẩn bị tài chính kỹ lưỡng và xây dựng phương án ứng phó rủi ro là bước không thể thiếu để buổi khai trương diễn ra suôn sẻ:

• Dự trù chi phí tổ chức: Bao gồm các khoản như thuê địa điểm (nếu không tổ chức tại cửa hàng), chi phí trang trí (decor), thuê nhân sự sự kiện (MC, lễ tân, kỹ thuật), truyền thông – quảng bá, quà tặng khách mời, tiệc nhẹ…
• Phương án khi thời tiết xấu hoặc có sự cố kỹ thuật: Luôn có kế hoạch B trong trường hợp mưa gió, mất điện hoặc sự cố bất ngờ. Có thể lựa chọn địa điểm indoor thay thế, chuẩn bị mái che, máy phát điện dự phòng hoặc thiết bị kỹ thuật thay thế.
• Kế hoạch backup nếu phát sinh chi phí ngoài dự kiến: Phòng ngừa các chi phí phát sinh như: in ấn gấp, tăng cường nhân sự, thay đổi thiết kế sân khấu, thuê thêm thiết bị… Giữ một khoản quỹ linh hoạt giúp xử lý nhanh các tình huống ngoài dự tính.

3. Địa điểm và không gian tổ chức khai trương cửa hàng

Không gian tổ chức là “bộ mặt” đầu tiên gây ấn tượng với khách mời, truyền tải hình ảnh chuyên nghiệp và chỉn chu của cửa hàng trong ngày đầu ra mắt:

Trang trí cửa hàng: 

• Màu sắc chủ đạo thường là đỏ – vàng (thu hút tài lộc, may mắn), hoặc xanh – trắng (hiện đại, thân thiện). 
• Bạn nên thống nhất phong cách thiết kế từ trong ra ngoài – từ mặt tiền, quầy trưng bày, cho đến khu vực tổ chức sự kiện để tạo nên sự đồng bộ, chuyên nghiệp.
• Đừng quên kết hợp các chi tiết như bong bóng, dây ruy băng, hoa tươi, cây cảnh mini để tạo không gian tươi mới, rực rỡ.

Biển hiệu, backdrop khai trương: 

• Hãy đầu tư in ấn backdrop, bảng hiệu rõ ràng, nổi bật thông tin về tên cửa hàng, ngày khai trương, slogan hoặc thông điệp thương hiệu. 
• Biển hiệu ngoài trời cần đặt tại vị trí dễ thấy, dễ chụp ảnh check-in. 
• Backdrop sự kiện nên có kích thước phù hợp và ánh sáng tốt để phục vụ cho việc livestream hoặc chụp hình.  

Setup khu vực lễ tân & check-in: 

• Bố trí bàn tiếp khách, hoa tươi, bảng tên, thảm đỏ
• Thiết kế khu vực photobooth hoặc background chụp hình với hashtag thương hiệu để khuyến khích khách check-in, chia sẻ lên mạng xã hội.

4. Nhân sự, trang thiết bị tổ chức khai trương cửa hàng

Đằng sau một buổi khai trương thành công luôn là sự phối hợp nhịp nhàng giữa đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và hệ thống thiết bị được chuẩn bị kỹ lưỡng:

Nhân sự sự kiện – “bộ khung” vận hành chương trình:

• MC chuyên nghiệp: Là người dẫn dắt chương trình, giữ nhịp cho toàn bộ timeline và tương tác khéo léo với khách mời.
• Lễ tân – PG (promotion girl): Đón tiếp khách mời, hướng dẫn check-in, trao quà lưu niệm, đảm bảo sự thân thiện và chu đáo.
• Kỹ thuật viên: Quản lý âm thanh, ánh sáng, xử lý các tình huống sự cố để sự kiện diễn ra trôi chảy.

Tiết mục biểu diễn – tạo điểm nhấn ấn tượng: Các tiết mục nghệ thuật giúp tăng phần sinh động, thu hút sự chú ý của người đi đường và giữ chân khách mời:

• Múa lân sư rồng: Biểu tượng mang lại may mắn, tài lộc đầu năm – thường diễn ra trước hoặc ngay sau nghi lễ cắt băng khánh thành.
• Trống hội, ca múa nhạc: Tạo không khí rộn ràng, chuyên nghiệp, phù hợp với cửa hàng thời trang, làm đẹp, hoặc F&B.

Trang thiết bị sự kiện – đảm bảo tiện nghi và hình ảnh:

• Cổng hơi: Đặt trước cửa để thu hút người đi đường.
• Backdrop – sân khấu – bục phát biểu: Thiết kế bắt mắt, đúng nhận diện thương hiệu.
• Âm thanh – ánh sáng: Đảm bảo rõ tiếng, đủ sáng phục vụ cho cả biểu diễn lẫn livestream.
• Bàn ghế VIP, standee quảng bá, thảm đỏ: Tạo sự trang trọng và tăng giá trị hình ảnh cho cửa hàng trong ngày ra mắt.

Quà tặng khai trương – ghi điểm với khách hàng: Một phần không thể thiếu trong sự kiện là quà tặng:

• Túi quà lưu niệm, voucher giảm giá: Gửi lời tri ân và khuyến khích quay lại mua sắm.
• Sản phẩm mẫu dùng thử, bánh kẹo, nước uống: Tạo thiện cảm và gia tăng trải nghiệm khách hàng, đặc biệt với mô hình F&B, làm đẹp, chăm sóc sức khỏe.

5. Kịch bản khai trương chi tiết khai trương cửa hàng

Một kịch bản khai trương bài bản không chỉ giúp chương trình diễn ra đúng tiến độ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng khách mời và tối ưu hiệu quả truyền thông. Dưới đây là mẫu kịch bản khai trương cửa hàng chi tiết:

6. Chiến dịch truyền thông trước, trong và sau ngày khai trương cửa hàng

Truyền thông là “vũ khí chiến lược” giúp cửa hàng tạo hiệu ứng lan tỏa, thu hút khách hàng và tăng doanh số ngay từ ngày đầu khai trương. Một chiến dịch bài bản nên được triển khai theo ba giai đoạn: trước – trong – sau sự kiện, kết hợp linh hoạt giữa online và offline.

Giai đoạn trước khai trương (Trước 7 – 10 ngày)

Mục tiêu: Tạo sự tò mò, thu hút sự chú ý, xây dựng nhận diện thương hiệu ban đầu.

• Đăng tải nội dung hấp dẫn: Viết bài giới thiệu cửa hàng, sản phẩm chủ lực, chương trình ưu đãi khai trương kèm hình ảnh đẹp mắt trên các kênh: Fanpage Facebook, Website, TikTok, Instagram, Zalo,…
• Tạo hiệu ứng đếm ngược: Thiết kế các bài post dạng countdown “3 ngày nữa khai trương”, “Bật mí quà tặng cực hấp dẫn”… để kích thích sự quan tâm.
• Chạy quảng cáo Facebook/Google Ads: với mục tiêu hướng đến nhóm đối tượng tiềm năng (dựa theo độ tuổi, sở thích, hành vi tiêu dùng)
• Hợp tác KOLs/Influencer tại địa phương: Mời họ trải nghiệm trước, đăng review “sneak peek” trước ngày khai trương và sử dụng hashtag thương hiệu để tăng độ lan tỏa

Giai đoạn trong ngày khai trương

Mục tiêu: Tạo không khí sôi động, lan tỏa trực tiếp hình ảnh sự kiện đến người dùng mạng xã hội.

• Livestream sự kiện khai trương trên Fanpage, TikTok hoặc YouTube do MC dẫn dắt, giới thiệu không gian, phỏng vấn khách mời, mini game livestream nhận quà.
• Cập nhật ảnh & video theo thời gian thực: Đăng story, reel ngắn về các khoảnh khắc nổi bật (cắt băng, múa lân, khách check-in)
• Tổ chức ưu đãi hấp dẫn ngay tại sự kiện: Check-in nhận quà liền tay, mua 1 tặng 1 cho 50 khách đầu tiên hoặc giảm giá sốc giờ vàng (ví dụ: 10h – 11h, 15h – 16h)
• Kêu gọi khách hàng chia sẻ hình ảnh lên mạng xã hội với hashtag cửa hàng để nhận thêm quà tặng hoặc voucher.

Giai đoạn sau khai trương (1 – 2 tuần tiếp theo)

Mục tiêu: Duy trì độ nóng, giữ chân khách hàng và xây dựng cộng đồng thương hiệu.

• Tổng hợp ảnh, video sự kiện: để làm album lưu giữ và cắt video recap chuyên nghiệp để chạy quảng cáo tiếp thị lại.
• Đăng feedback từ khách hàng đầu tiên: Đăng ảnh thực tế, đánh giá sản phẩm/dịch vụ, unbox quà tặng,…
• Tung chương trình chăm sóc hậu khai trương: Gửi SMS, Zalo hoặc Email marketing tri ân khách hàng đã tham dự hoặc kết hợp giảm giá ưu đãi tháng đầu tiên, combo giới thiệu bạn bè, khách hàng thân thiết
• Phát triển kênh truyền thông lâu dài: Lên kế hoạch đăng bài định kỳ, minigame fanpage, kết hợp influencer giai đoạn sau

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị khai trương cửa hàng

Một sự kiện khai trương thành công không chỉ nằm ở kịch bản hay trang trí, mà còn phụ thuộc rất lớn vào sự chỉn chu trong từng chi tiết chuẩn bị. Dưới đây là những lưu ý quan trọng không nên bỏ qua:

Chọn ngày giờ khai trương phù hợp (ngày đẹp):

• Ngày đẹp khai trương thường được lựa chọn theo tuổi của chủ cửa hàng, yếu tố phong thủy hoặc các ngày “hoàng đạo” trong lịch âm.
• Nên tránh các ngày xấu, ngày Tam Nương, Nguyệt Kỵ hoặc ngày trùng tang trong gia đình.
• Ngoài yếu tố tâm linh, cũng cần cân nhắc chọn ngày rơi vào cuối tuần hoặc giờ cao điểm mua sắm để tối ưu lượng khách tham dự.

Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và an ninh:

• Đảm bảo an toàn và an ninh đặc biệt quan trọng nếu tổ chức tại khu vực ngoài trời, mặt phố đông người, hoặc có nhiều thiết bị điện, sân khấu.
• Cần chuẩn bị bình chữa cháy tại chỗ, kiểm tra dây dẫn – nguồn điện, tránh cháy nổ.
• Bố trí nhân sự an ninh để kiểm soát ra vào, hướng dẫn khách đỗ xe, và xử lý tình huống bất ngờ (chen lấn, mất cắp…).

Kiểm tra thiết bị âm thanh ánh sáng trước giờ G:

• Âm thanh – ánh sáng – micro – điện dự phòng là những yếu tố thường xảy ra lỗi vào phút chót.
• Cần test thiết bị ít nhất 1 – 2 tiếng trước chương trình, có kỹ thuật viên túc trực trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
• Nếu có livestream, cần kiểm tra kết nối internet, thiết bị quay, pin dự phòng kỹ lưỡng.

Tạo thiện cảm với khách hàng qua thái độ phục vụ:

• Lễ tân, nhân viên bán hàng, PG, MC, kỹ thuật viên… đều cần được huấn luyện trước để đảm bảo sự chuyên nghiệp đồng bộ.
• Tác phong: ăn mặc lịch sự, đúng dresscode thương hiệu, nói năng nhẹ nhàng, thân thiện.
• Chủ cửa hàng hoặc đại diện nên chủ động chào hỏi, tạo không khí gần gũi – đây là yếu tố giúp giữ chân khách hàng lâu dài.

Dịch vụ hỗ trợ tổ chức khai trương chuyên nghiệp tại VietPower

Bạn đang lên kế hoạch khai trương cửa hàng nhưng chưa có kinh nghiệm tổ chức? Bạn muốn tạo ấn tượng mạnh mẽ trong ngày đầu ra mắt thương hiệu? VietPower – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ là đối tác tin cậy đồng hành cùng bạn trên hành trình “khởi đầu thuận lợi – làm ăn phát đạt”.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói từ A – Z:

• Lập kế hoạch và kịch bản chi tiết: Tư vấn chiến lược tổ chức, lập timeline cụ thể và phương án dự phòng chuyên nghiệp.
• Thiết kế & thi công không gian sự kiện: Từ backdrop, sân khấu, cổng chào hơi đến hệ thống âm thanh – ánh sáng – bàn ghế, tất cả đều được thi công chỉn chu, đúng concept thương hiệu.
• Cung cấp nhân sự sự kiện đầy đủ: MC dẫn dắt chương trình, PG – lễ tân đón khách, đội múa lân sư rồng, trống hội, ca sĩ – nhóm nhạc biểu diễn… tất cả đều được tuyển chọn kỹ lưỡng.
• Truyền thông & Livestream chuyên nghiệp: Tổ chức livestream khai trương chất lượng cao, lên bài quảng bá đa nền tảng (Facebook, TikTok, Website…), tăng nhận diện thương hiệu.
• Tư vấn quà tặng – mini game sáng tạo: Thiết kế hoạt động tương tác như bốc thăm, game check-in nhận quà, ưu đãi khai trương độc quyền giúp thu hút và giữ chân khách hàng.

Với hơn 7 năm kinh nghiệm, VietPower cam kết:

• Sự kiện diễn ra đúng tiến độ – đúng kế hoạch
• Đảm bảo yếu tố thẩm mỹ – thương hiệu – trải nghiệm khách mời
• Tối ưu chi phí – không phát sinh
• Linh hoạt theo yêu cầu từng ngành nghề, loại hình cửa hàng

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì, hoặc mong muốn được hỗ trợ chuyên nghiệp, VietPower – đơn vị tổ chức khai trương uy tín sẽ đồng hành cùng bạn từ A-Z. Hãy để mỗi phút giây trong ngày khai trương trở thành một trải nghiệm đáng nhớ và lan tỏa mạnh mẽ trên thị trường!

Thông tin liên hệ:

• Website: http://vietpower.net/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai, Phường Bạch Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM