Lễ khai trương không chỉ là dịp đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp mà còn là cơ hội vàng để xây dựng hình ảnh thương hiệu và ghi điểm với khách hàng, đối tác. Trong bài viết dưới đây, VietPower sẽ trả lời câu hỏi: Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì và tổng hợp checklist khai trương công ty từ A đến Z giúp bạn dễ dàng theo dõi và triển khai hiệu quả.

Tại sao nên chuẩn bị kỹ lưỡng khi khai trương công ty?

1. Khai trương là dịp giới thiệu doanh nghiệp với khách hàng và đối tác: Đây là cơ hội đầu tiên để công ty ghi dấu ấn trong lòng công chúng. Mọi chi tiết trong buổi lễ – từ không gian, chương trình đến cách đón tiếp – đều góp phần tạo dựng hình ảnh ban đầu của thương hiệu.
2. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ lần đầu: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Một lễ khai trương được tổ chức chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm, nâng cao độ tin cậy và mở đường cho các mối quan hệ hợp tác sau này.
3. Giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh sự cố phát sinh: Chuẩn bị trước giúp bạn kiểm soát tốt các tình huống như thời tiết xấu, lỗi kỹ thuật, thiếu nhân sự hay trục trặc khâu đón tiếp. Điều này đảm bảo buổi lễ diễn ra mạch lạc, chuyên nghiệp.
4. Khẳng định tầm quan trọng của lễ khai trương trong xây dựng thương hiệu: Không chỉ là một sự kiện, lễ khai trương còn là bước đi chiến lược trong hoạt động marketing. Đây là dịp để doanh nghiệp lan tỏa hình ảnh, thu hút truyền thông và tạo sức hút với khách hàng tiềm năng.
5. Tối ưu hiệu quả truyền thông và ngân sách: Việc chuẩn bị kỹ từ đầu giúp bạn chủ động trong ngân sách, tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Đồng thời, bạn có thể lên kế hoạch truyền thông đồng bộ, tận dụng tối đa hiệu quả từ sự kiện khai trương.

Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì?

Một sự kiện được tổ chức chỉn chu sẽ giúp công ty tạo ấn tượng tốt, thu hút sự chú ý và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp ngay từ đầu. Vậy khai trương công ty cần chuẩn bị checklist chi tiết giúp bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào.

1. Hồ sơ pháp lý và giấy tờ liên quan

Trước khi tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng quy định và không bị gián đoạn trong khâu chuẩn bị và tổ chức

• Đăng ký kinh doanh: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, con dấu, tài khoản ngân hàng, v.v.
• Giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần): Với các lễ khai trương tổ chức ở nơi công cộng, quy mô lớn, có âm thanh – ánh sáng mạnh hoặc biểu diễn nghệ thuật, cần xin cấp phép từ cơ quan chức năng

2. Kế hoạch tổ chức chương trình

Lên kịch bản chương trình khai trương:

Bất cứ sự kiện, chương trình nào cũng cần có kịch bản chỉn chu, chi tiết. Việc này sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, đi theo mạch chủ đề chung của buổi lễ. Tránh xảy ra tình trạng lạc chủ đề. Trong một kịch bản hoàn hảo sẽ bao gồm các hạng mục chính sau:

• Đón tiếp khách mời, ổn định vị trí.
• Chuẩn bị lễ khai mạc và những lời phát biểu từ phía công ty khai trương.
• Chúc mừng công ty thành lập bằng việc cắt băng khánh thành.
• Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ.
• Mời khách tham dự tham quan công ty.
• Sử dụng tiệc mặn hoặc tiệc ngọt sau khi tham quan công ty khai trương.
• Bế mạc buổi lễ

3. Địa điểm tổ chức khai trương

Việc lựa chọn địa điểm khai trương công ty ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách mời và hình ảnh doanh nghiệp.

• Tổ chức tại trụ sở công ty: Tiết kiệm chi phí, thuận tiện giới thiệu không gian làm việc.
• Thuê địa điểm bên ngoài: Phù hợp với lễ khai trương quy mô lớn, cần không gian rộng rãi, chuyên nghiệp.
• Setup địa điểm khai trương: Cần bố trí sân khấu, khu vực đón khách, bàn tiệc, lối đi thảm đỏ sao cho hợp lý và nổi bật thương hiệu.

4. Thiết kế không gian sự kiện

Không gian lễ khai trương cần được đầu tư chỉn chu, giúp tạo ấn tượng và tăng nhận diện thương hiệu.

• Trang trí khai trương công ty: Dùng banner, backdrop khai trương, standee theo bộ nhận diện.
• Không gian nổi bật: Kết hợp bong bóng, hoa tươi, thảm đỏ để tạo điểm nhấn thị giác.
• Bố trí hợp lý: Bàn ghế, khu vực check-in cần đặt khoa học, thuận tiện cho di chuyển và tương tác.
• Âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp: Sử dụng micro, loa, màn hình LED, đèn chiếu sáng phù hợp với quy mô sự kiện để đảm bảo hiệu quả trình bày.

5. Nhân sự sự kiện

Để buổi khai trương công ty diễn ra suôn sẻ không thể có một người chạy sự kiện. Do đó, bạn cần chuẩn bị một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để hỗ trợ các công việc. Đồng thời phải bố trí phù hợp, các nhân sự cần thiết trong sự kiện khai trương công ty gồm:

• Đội ngũ nhân sự chạy sự kiện chung: Kỹ thuật, điều hành,…
• Lễ tân, PG: Nhiệm vụ của họ là tiếp khách, ổn định chỗ ngồi cho khách mời cũng như nâng khăn cắt băng trong khai trương. Hoặc các công việc liên quan khác.
• MC khai trương: Người chịu trách nhiệm định hướng, thông báo và điều khiển chương trình một cách êm đẹp.
• Media: Người lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ nhất trong ngày khai trương công ty.
• Vũ đoàn, nhóm múa,…: Chịu trách nhiệm các tiết mục văn nghệ trong chương trình.
• Đội múa lân sư rồng khai trương

Dự kiến số lượng khách mời, khách VIP

Lên danh sách khách mời để tránh việc bỏ lỡ các đối tác, khách hàng thân thiết và dễ dàng cho công việc check in đón tiếp trong sự kiện và phân bổ chi phí quà tặng hợp lý. 

6. Ẩm thực và quà tặng khai trương

Bên cạnh kịch bản chương trình và không gian sự kiện, tiệc khai trương công ty cùng quà tặng tri ân khách mời cũng là những yếu tố quan trọng giúp buổi lễ thêm trọn vẹn, chuyên nghiệp và đáng nhớ.

Tiệc khai trương công ty – Chiêu đãi đơn giản nhưng tinh tế

Tùy thuộc vào thời gian tổ chức và đối tượng khách mời, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tiệc phù hợp như:

• Teabreak nhẹ nhàng: Phù hợp với buổi khai trương vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, gồm bánh ngọt, trái cây, trà và cà phê.
• Buffet khai trương: Phù hợp với các sự kiện quy mô lớn, có sự hiện diện của đối tác, lãnh đạo. Cần đảm bảo thực đơn đa dạng, phục vụ nhanh chóng, giữ vệ sinh và an toàn thực phẩm.
• Trà nước xuyên suốt sự kiện: Đặt tại khu vực check-in, chờ đợi hoặc nghỉ ngơi để phục vụ khách mời trong thời gian diễn ra chương trình.

Quà tặng khai trương – Gửi lời tri ân và xây dựng hình ảnh thương hiệu

Việc chuẩn bị quà tặng khai trương không chỉ là hình thức tri ân khách mời mà còn là một công cụ xây dựng nhận diện thương hiệu hiệu quả. Một số gợi ý quà tặng khai trương phổ biến:

• Quà tặng có in logo thương hiệu: Sổ tay, bình giữ nhiệt, túi vải canvas, móc khóa, USB… là những món quà đơn giản, hữu ích và mang tính nhận diện cao.
• Sản phẩm đặc trưng của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tiêu dùng, mỹ phẩm, thực phẩm… có thể tặng dùng thử sản phẩm chính hãng.
• Bao bì chuyên nghiệp, ấn tượng: Một món quà nhỏ nhưng được gói ghém đẹp mắt, kèm thiệp cảm ơn sẽ tạo thiện cảm lớn trong lòng người nhận.

7. Hoạt động truyền thông, quảng bá

Để tạo được tiếng vang và sự chú ý của mọi người vào sự kiện khai trương công ty một cách hiệu quả nhất. Chắc chắn, bạn cần phải thực hiện một chiến dịch truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Để làm được điều này tốt, bạn có thể tham khảo một số cách thức truyền thông, thông qua:

• Thiết lập sự kiện qua các trang mạng xã hội như facebook, tiktok, instagram,… và quảng bá rộng rãi chúng.
• Đầu tư vào mảng truyền thông qua booking báo chí.
• Hợp tác với KOLs, người nổi tiếng để tăng sự thu hút.
• Tạo chiến dịch roadshow là một phương thức hiệu quả không bao giờ lỗi thời.
• Xây dựng chiến dịch: Tặng các ưu đãi, voucher về những sản phẩm đầu tiên cho khách mời, người tiêu dùng.

Những lưu ý quan trọng để buổi khai trương thành công

Một kịch bản khai trương cửa hàng chi tiết và chuyên nghiệp không chỉ là bản mô tả các hoạt động diễn ra trong ngày khai trương mà còn là “xương sống” định hình thành công của cả sự kiện. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn chủ động kiểm soát và tối ưu hóa quá trình tổ chức:

Chọn thời gian phù hợp (ngày tốt, khung giờ đẹp):

• Ngày lành – giờ tốt được xem là yếu tố mang lại may mắn, tài lộc, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh.
• Cần xem ngày hợp tuổi với chủ, tránh ngày xung khắc hoặc tiết khí xấu.
• Khung giờ đẹp thường là buổi sáng (7h – 11h) hoặc chiều (15h – 17h) tùy theo lĩnh vực và đối tượng khách hàng.

Đảm bảo an toàn PCCC, giấy phép tổ chức:

• Nếu tổ chức khai trương tại không gian công cộng hoặc có tụ tập đông người, bạn cần xin giấy phép tổ chức sự kiện từ chính quyền địa phương.
• Đảm bảo đầy đủ quy định về an toàn PCCC (Phòng cháy chữa cháy), đặc biệt nếu sử dụng thiết bị điện công suất lớn, pháo hoa lạnh, đèn sân khấu…

Setup âm thanh, ánh sáng, sân khấu chuyên nghiệp:

• Dù cửa hàng lớn hay nhỏ, hệ thống âm thanh – ánh sáng rõ nét, không trục trặc sẽ tạo nên dấu ấn chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu.
• Ưu tiên thiết bị chính hãng, thuê đội kỹ thuật có kinh nghiệm chạy chương trình thực tế.
• Bạn cần test kỹ micro, nhạc nền, đèn chiếu, màn hình LED trước 1 ngày.

Lên kế hoạch truyền thông (PR, mạng xã hội):

Dịch vụ tổ chức khai trương công ty trọn gói tại VietPower

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building, Vietpower cũng được biết đến là đơn vị tổ chức các sự kiện đa dạng có tiếng tại Việt Nam. Chúng tôi luôn hiểu được tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện hay lễ khai trương cho bất kỳ một công ty doanh nghiệp là như thế nào.  Chính vì vậy, mọi khâu quy trình tại Vietpower đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và giám sát cẩn thận. Bên cạnh đó, Vietpower cũng cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau như:

• Tổ chức lễ khai trương, lễ khánh thành, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị, hội thảo,…
• Tổ chức các chương trình team building, gala dinner hay những hoạt động vui chơi gắn kết,…
• Cung cấp dịch vụ media quay chụp chuyên nghiệp.
• Cung cấp nhân sự cho sự kiện.
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện hiện đại, chất lượng cao

Thông tin liên hệ:

• Website: http://vietpower.net/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai, Phường Bạch Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM