Khai trương là dấu mốc đầu tiên trong hành trình kinh doanh của mỗi cửa hàng. Một kế hoạch khai trương cửa hàng được xây dựng chỉn chu sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và mang lại truyền thông hiệu quả. Trong bài viết này, VietPower sẽ đưa ra cho bạn 6 bước xây dựng kế hoạch khai trương cửa hàng, giúp bạn có khởi đầu thuận lợi, bứt phá doanh thu ngay từ ngày đầu tiên.

Tại sao cần có kế hoạch khai trương cửa hàng?

Một buổi lễ khai trương bài bản là công cụ marketing tuyệt vời giúp doanh nghiệp giới thiệu được thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm đến với cộng đồng. Vậy nên khi tổ chức khai trương cần có kế hoạch khai trương cửa hàng vì:

• Tránh rủi ro: Việc lập kế hoạch khai trương giúp bạn chủ động kiểm soát từng hạng mục – từ khâu chuẩn bị nhân sự, thiết bị, hậu cần đến xử lý tình huống bất ngờ như mưa gió, mất điện, phát sinh kỹ thuật…
• Tăng hiệu quả truyền thông, thu hút đông đảo khách hàng: Với kế hoạch khai trương cửa hàng cụ thể, bạn sẽ tận dụng tối đa hiệu ứng truyền thông để lan tỏa hình ảnh thương hiệu đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.
• Dễ dàng phân công nhiệm vụ, quản lý ngân sách và tiến độ: Không có kế hoạch sẽ không có kiểm soát. Một bản kế hoạch chi tiết giúp bạn dễ dàng giao việc cho từng bộ phận, kiểm soát chi phí hiệu quả, đảm bảo sự kiện đúng tiến độ.

Các bước xây dựng kế hoạch khai trương cửa hàng chi tiết

Để đạt được hiệu quả cho buổi lễ khai trương, bạn cần chuẩn bị một kế hoạch khai trương cửa hàng bài bản, chi tiết theo từng bước. Dưới đây là 6 bước xây dựng kế hoạch khai trương cửa hàng chi tiết giúp bạn triển khai sự kiện một cách suôn sẻ, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn ấn tượng và chuyên nghiệp:

Bước 1. Xác định mục tiêu khai trương

Trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động nào, việc đầu tiên trong các bước lập kế hoạch khai trương cửa hàng là xác định rõ ràng mục tiêu sự kiện. Một kế hoạch có định hướng sẽ giúp mọi khâu triển khai được tập trung và hiệu quả hơn.

• Giới thiệu thương hiệu – sản phẩm mới: Đây là cơ hội vàng để cửa hàng lần đầu ra mắt và gây ấn tượng với khách hàng địa phương. Thông qua các hoạt động truyền thông, trưng bày sản phẩm, khách hàng sẽ được tiếp cận thương hiệu một cách trực quan nhất.
• Thu hút khách hàng tiềm năng: Tổ chức chương trình ưu đãi, phát quà tặng, tặng voucher giảm giá, dùng thử sản phẩm miễn phí… sẽ giúp bạn lôi kéo và giữ chân khách hàng ngay từ lần đầu tiên ghé thăm.
• Tạo dấu ấn truyền thông: Một buổi khai trương ấn tượng sẽ là nền tảng truyền thông lan tỏa mạnh mẽ cho thương hiệu, từ đó nâng cao độ nhận diện trên thị trường địa phương.

Bước 2. Dự toán ngân sách khai trương

Một kế hoạch khai trương cửa hàng chuyên nghiệp không thể thiếu bước dự toán ngân sách chi tiết. Việc này giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh phát sinh không cần thiết và cân đối tài chính.

Dưới đây là checklist khai trương cửa hàng gồm các hạng mục thường gặp:

• Thuê mặt bằng tổ chức sự kiện (nếu khác địa điểm bán hàng).
• Setup sân khấu, bàn ghế, dù che, thảm đỏ.
• Âm thanh – ánh sáng, màn LED (nếu có), backdrop – banner.
• Chi phí nhân sự: MC, hoạt náo viên, PG, bảo vệ, lễ tân.
• In ấn tài liệu truyền thông: poster, tờ rơi, standee.
• Chi phí quà tặng: Voucher, sản phẩm mẫu, bốc thăm trúng thưởng.
• Chi phí truyền thông: livestream, chạy quảng cáo, quay video recap.

Bước 3. Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp

Thời gian và địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định sự thuận lợi và hiệu quả cho buổi khai trương:

• Chọn ngày giờ hoàng đạo: Theo quan niệm phong thủy Á Đông, chọn ngày khai trương hợp mệnh, hoàng đạo sẽ giúp công việc “thuận buồm xuôi gió”, mang lại may mắn và tài lộc.
• Vị trí tổ chức sự kiện: Nên chọn địa điểm dễ tìm, thuận tiện giao thông, có chỗ để xe và đủ không gian cho các hoạt động biểu diễn, trưng bày sản phẩm và tiếp đón khách mời.

Bước 4. Lên kịch bản khai trương chi tiết

Lập kế hoạch khai trương cửa hàng cần có timeline rõ ràng và kịch bản chi tiết, đảm bảo mọi phần trong sự kiện diễn ra mạch lạc, có điểm nhấn và cuốn hút. Dưới đây là mẫu kịch bản cho kế hoạch khai trương cửa hàng mà VietPower gợi ý cho bạn:

Bước 5. Phân công nhân sự và nhiệm vụ

Kế hoạch khai trương cửa hàng không thể thành công nếu thiếu một đội ngũ phối hợp hiệu quả. Việc phân công rõ ràng từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ và xử lý tình huống phát sinh.

Các vị trí cần lưu ý bao gồm:

• MC, PG, nhân viên lễ tân: Hướng dẫn khách mời, tạo không khí chuyên nghiệp.
• Đội kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – sân khấu: Đảm bảo không bị gián đoạn do lỗi thiết bị.
• Quay phim, chụp ảnh, livestream: Ghi lại khoảnh khắc đẹp, phục vụ công tác truyền thông sau sự kiện.

Bước 6. Kiểm tra và tổng duyệt trước ngày khai trương

Một phần quan trọng trong kế hoạch khai trương cửa hàng chính là tổng duyệt trước sự kiện 1–2 ngày:

• Tổng duyệt kịch bản: Các vị trí lên sân khấu, timeline chương trình, phần lời MC cần được luyện tập và thống nhất.
• Kiểm tra trang thiết bị: Test âm thanh, ánh sáng, quà tặng, backdrop, bàn ghế,…
• Dự phòng tình huống xấu: Thời tiết xấu, MC đến muộn, thiết bị hỏng,… – luôn cần có phương án B.

Khám phá thêm ngay: Kịch bản khai trương cửa hàng

Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch khai trương cửa hàng

Dù đã có kế hoạch khai trương cửa hàng chi tiết, bạn vẫn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng để sự kiện diễn ra an toàn, trọn vẹn và không gặp sự cố phát sinh. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua trong quá trình lập kế hoạch khai trương:

• Tuân thủ quy định địa phương: Hãy đảm bảo rằng sự kiện khai trương của bạn có đầy đủ các giấy tờ cần thiết như giấy phép tổ chức, đăng ký với chính quyền địa phương nếu tổ chức trên vỉa hè hoặc không gian công cộng. Ngoài ra, cần lưu ý các quy định về an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy (PCCC) – đặc biệt khi sử dụng thiết bị điện, sân khấu, hoặc có đông người tham gia.
• An toàn thực phẩm (nếu có phục vụ tiệc nhẹ): Nếu trong kế hoạch khai trương cửa hàng có phần tiệc nhẹ cho khách mời thì việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm là điều bắt buộc. Chọn nhà cung cấp uy tín, có bao bì sạch sẽ, nhân viên phục vụ đeo găng tay – khẩu trang để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp và tránh rủi ro không đáng có.
• Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan xung quanh cửa hàng: Sự kiện cần trang trí đẹp nhưng không nên quá rườm rà, chiếm diện tích lối đi hoặc gây ảnh hưởng đến giao thông. Đặc biệt, nếu cửa hàng nằm trong khu dân cư, hãy đảm bảo âm thanh vừa phải, giữ gìn vệ sinh và không làm phiền người xung quanh.
• Chuẩn bị kịch bản backup khi thời tiết xấu: Thời tiết là yếu tố khó lường, nhất là với những buổi khai trương ngoài trời. Bạn nên chuẩn bị kịch bản backup trong bản kế hoạch khai trương cửa hàng: có thể là phương án tổ chức trong nhà, dựng mái che, sử dụng ô lớn, hoặc đẩy nhanh tiến độ chương trình để tránh mưa. Đây là phần không thể thiếu trong mọi checklist khai trương cửa hàng chuyên nghiệp.

Khám phá thêm ngay: Thông báo khai trương cửa hàng

Kế hoạch truyền thông sự kiện khai trương cửa hàng

Một sự kiện thành công là sự phối hợp chặt chẽ giữa tổ chức sự kiện và truyền thông. Hãy triển khai kế hoạch truyền thông theo 3 giai đoạn:

1. Trước sự kiện

• Đăng tải thông báo trên fanpage, website, group cộng đồng.
• Gửi thư mời, thông cáo báo chí, hợp tác với KOL/Influencer.
• Phát tờ rơi, treo banner tại khu vực đông dân cư.

2. Trong sự kiện

• Livestream trên fanpage để tăng độ phủ.
• Mời báo chí hoặc KOL check-in chia sẻ không khí sự kiện.
• Quay video, chụp ảnh để tư liệu truyền thông.

3. Sau sự kiện

• Đăng video recap, album ảnh, feedback khách hàng.
• Chạy quảng cáo remarketing với hình ảnh sự kiện.

Dịch vụ tư vấn & tổ chức khai trương cửa hàng tại VietPower

Một buổi khai trương thành công không chỉ giúp thương hiệu tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, mà còn góp phần thu hút sự chú ý của truyền thông, gia tăng doanh số ngay từ những ngày đầu tiên.

Nếu bạn muốn có bản kế hoạch khai trương cửa hàng nhưng chưa có kinh nghiệm tổ chức, thiết lập, hãy để VietPower đồng hành cùng bạn tạo nên sự kiện khai trương ấn tượng, chuyên nghiệp:

• Tư vấn lập kế hoạch khai trương cửa hàng từ A–Z.
• Tổ chức lễ khai trương trọn gói với kịch bản sáng tạo, nhân sự chuyên nghiệp.
• Setup thiết bị, sân khấu, âm thanh ánh sáng tiêu chuẩn sự kiện.

Thông tin liên hệ:

• Website: http://vietpower.net/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai, Phường Bạch Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM